Pengertian dan Jenis-Jenis Bukti Transaksi

Pengertian Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi , baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar, yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha.

Transaksi-transaksi keuangan yang terjadi direkam dalam suatu dokumen asli/sumber. Bukti transaksi tersebut menjadi bukti autentik terjadinya transaksi. Bukti transaksi tersebut antara lain terdiri dari faktur, nota, kuitansi dan cek.

Setiap kali melakukan transaksi keuangan, kita harus meminta atau membuat bukti tertulis sebagai tanda bukti yang sah, misalnya pada saat kita mengeluarkan uang, kita sebagai individu atau perusahaan harus minta kuitansi dari penerimanya sebagai bukti bahwa uang tersebut telah betul-betul dikeluarkan. Hal ini perlu untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa dimasa yang akan datang. Oleh karena itu, untuk mendapatkan suatu bukti transaksi yang kuat diperlukan tanda tangan dari pihak luar yang berhubungan dengan transaksi yang dilakukannya.

Manfaat Bukti Transaksi

• Sebagai media yang berisikan data informasi keuangan
• Sebagai dasar pencatatan akuntansi
• Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas timbulnya transaksi
• Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan
• Untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpilan data keuangan

Macam-Macam Bukti Transaksi

a. Kuitansi

Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang dibubuhi tanggal, tanda tangan dan materai menurut ketentuan yang berlaku. Kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang serta diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.

Gambar Kuitansi

b. Nota Kontan

Nota kontan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli secara tunai. Lembar pertama (asli) diserahkan kepada pihak pembeli dan copynya disimpan pihak penjual sebagai bukti transaksi penjualan tunai.

Nota kontan memuat informasi :

• Nama perusahaan yang mengeluarkan nota
• Nomor nota
• Tanggal transaksi
• Jenis barang
• Banyaknya barang
• Harga satuan
• Jumlah harga

Gambar Nota Kontan

c. Faktur ( Invoice )

Faktur adalah pernyataan tertuis dari pihak penjual kepada pembeli mengenai barang yang dijual, jumlah dan harganya, yang dapat dijadikan pegangan oleh pembeli untuk meneliti barang-barang yang dibelinya.

Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi penjual, faktur yang diterima merupakan faktur penjualan.

Faktur memuat informasi tentang :

• Nama dan alamat penjual
• Nomor faktur
• Nama dan alamat pembeli
• Tanggal pesanan
• Syarat pembayaran
• Keterangan mengenai barang (jenis barang, kuantitas barang, harga satuan barang dan jumlah harga).

Gambar Faktur

d. Nota Kredit dan Nota Debit

Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual, nota kredit diterbitkan oleh penjual. Bukti ini merupakan alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga dari pihak pembeli karena barang yang diterima sebagian rusak atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli.

Nota debit adalah berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang rusak atau permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual. Nota debit dibuat oleh pihak pembeli.

Hal-hal yang tercantum pada nota debit dan nota kredit pada prinsipnya sama, tetapi perbedaannya terletak pada informasi yang tercantum di dalam masing-masing nota. Nota kredit dan nota debit terjadi apabila barang yang dibeli atau dijual mengalami kecacatan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pihak pembeli.

Cara pengisian nota kredit dan nota debit, adalah sebagai berikut :

1. Isilah

• Nama perusahaan/instansi yang menerbitkan nota tersebut
• Nomor dan tanggal nota saat terjadinya transaksi
• Pihak yang dituju
• Nama barang dan
• Kuantitas serta harga barang

2. Jumlahkan total jumlah dan harga barang

3. Mintalah tanda tangan pembuat nota dan pihak yang mengetahui tentang dibuatnya nota tersebut.

e. Cheque

Gambar Nota Kredit

Gambar  Nota Debit

Cek adalah perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank, agar bank membayar sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat itu atau yang namanya tertulis di surat itu.

Cek terdiri dari dua bagian yaitu :

1. Bagian sebelah kiri pada buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut

2. Bagian sebelah kanan dapat diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.

f. Rekening Koran

Rekening Koran adalah bukti untuk mutasi kas di bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya.