Manajemen Dan Administrasi Tata Laksana Pendidikan

Pengertian Administrasi Tata Laksana Pendidikan

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha. Ditinjau dari asal kata tata usaha memiliki dua kata yaitu “ tata” dan “ usaha” .Tata adalah suatu peraturan yang harus diataati, dan usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud.

Sedangkan pengertian administrasi tatalaksana sendiri secara terperinci yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyampaikan semua bahan keterangan yang diperlukan organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. Warkat ini adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.

Administrasi tatalaksana atau tata usaha sekolah atau pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegaiatan yang bersifat tulis- menulis di sekolah dengan semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.

Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie ( 2000 : 60) pekerjaan kantor atau tata lakana inii pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.

Tata usaha adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infra struktur sekolah, keuangan bekerja di labotarium, perpustakaan dan hubungan masyarakat. Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987:51) administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi pendidikan sekolah. Dalam bahasa inggris istilah tata usaha disebut dengan “clerical work office management or recording and report system”, yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen, yang dapat di pergunakan untuk membentuk pimpina dalam pengambilan keputusan, urusan surat-menyurat, serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.

Fungsi, Peranan, dan Tujuan Administrasi Tata Laksana Pendidikan

Fungsi

Pekerjaan tata laksana sekolah meliputi rangkaian aktivitas (fungsi), yaitu : menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasam. Menurut The Liang Gie (2000 : 50) :

• Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bilamana diperlukan.
• Mencatat, yaitu meliputi kegiatan dengan berbagai alat tulis-menulis mengnai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, atau disimpan.
• Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
• Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alata sebanyak jumlah yang diperlukan.
• Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama kepihak lain.
• Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Peranan 

1. Membantu pelaksanaan pekerjaan pokok dalam setiap organisasi.
2. Menyediakan keterangan untuk memimpin.
3. Melancarkan perkembangan organisasi.

Tujuan

Adapun tujuan administrasi tata laksana dalam menunjang garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut :

a. Terhadap Administrasi Peserta Didik

Sejak dari kegiatan penerimaan peserta didik baru, mengisi buku induk dan buku klaper, penataan peserta didik dalam kelas, sampai peserta didik keluar dari sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi peserta didik.

b. Terhadap Administrasi Personal

Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik, maka sejak pendaftaran, lamaran, pengumpulan berkas administrasi, pengusulan kenaikan pangkat/ jabatan, sampai pensiun, dan sebagainya, maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi.

c. Terhadap Adminstrasi Kurikulum

Seperti pembuatan satpel merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya kedalam legger dan raport adalah tugas tulis-menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat diserahkan kepada tata usaha dan sebagainya.

d. Terhadap Administrasi Sarana dan Prasarana

Tugas-tugas perencanaan pengadaan, prakualifikasi, pengadaan, penyimpanan, dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih di tekankan pada kegiatan tata laksana, seperti inventaris, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya.

e. Terhadap Administrasi Biaya

Pembuatan rencana anggaran, pembukuan, serta pengisian buku kas adalah tugas dari bendahara, tetapi pengetikan daftar gaji, dan seterusnya adalah kegiatan tata laksana.

f. Terhadap Tata Laksana Sendiri

Tugas dari tata laksana adalah menerima surat, mengagenda, memproses, menggandakan, mengarsip, sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tatalaksana sendiri.

g. Terhadap Administrasi Organisasi

Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas pembuatan kebijakan, namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis- meulis, seperti mengambarkan struktural organisasi di tingkat sekolah, regional sampai nasional. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan, disebarkan dengan jasa tata laksana dan seterusnya.

h. Terhadap Administrasi Humas

Pembuatan program pelaksanaan program sampai evaluasi program humas seta tindak lanjut merupakan tugas administrasi humas, namun penjabaran kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis-menulis seperti penulisan program, pembuatan dan pengiriman surat-surat, pembuatan surat izin dan sebagainya.

i. Terhadap Suvervisi Pendidikan

Tidak hanya terhadap kedelapan bidang garapan saja, tetapi kepada kegiatan suvervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata laksana. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik, diproses, digandakan, dikirim, dan sebagainya. Juga pembuatan format-format supervisi, undangan rapat, pengetikan dan penempelan, pengumuman dan seterusnya.

Ruang Lingkup Administrasi Tatalaksana Pendidikan

Pada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Surat memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena ternyata tidak hanya befungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan buku komunikasi/informasi.

Berbicara tentang surat, maka dapat kita tinjau melalui jenis surat dan berbagai macam bentuk uraian dari surat-surat tersebut :

1. Surat Dinas 

Pada dasarnya membuat surat sama dengan mengarang karenanya maka semua ketentuan mengenai karangan dan komposisinya berlaku untuk surat. Ketentuan-ketentuan itu antara lain :

• Penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan.
• Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, tegas and menarik.
• Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang memang belum ada pada namanya dalam bahasa Indonesia.

Susunan surat dinas terdiri sari 3 bagian, yaitu :

1) Kepala surat

a) Kepala surat untuk surat-surat yang dibuat oleh sekolah terdiri atas tiga baris yaitu :

• Baris pertama : tulisan “Departemen Pendidikam dan Kebudayaan” (ditulis dengan huruf besar semua)
• Baris kedua : tulisan “Sekolah diikuti dengan jenis dan tingkatannya”
• Baris ketiga : Alamat

Kepala surat ini dapat dicetak pada blangko kertas surat paling atas. Di sebelah kiri diberi dengan symbol Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, yaitu yang bertuliskan “Tut Wuri Handayani”.

b) Nomor Surat

Nomor surat untuk sekolah terdiri dari :

1. Nomor urut surat
2. Nomor kode sekolah, yaitu terdiri atas : nomor kode kantor wilayah, kantor kabupaten atau kantor kecamatan. Nomor kode urut wilayah dimana sekolah itu bernaung. Kode urut sekolah, yang lebih jauh ditetapkan oleh kantor wilayah yang bersangkutan.
3. Kode perihal surat 
4. Kode tahun

c) Sifat Surat 

Sifat surat dapat dibedakan menjadi :

1. Surat Rahasia
2. Surat Penting
3. Surat Biasa

d. Lampiran 

Lampiran merupakan lembaran atau berkas yang diikutsertakan bersama surat dan untuk menunjukkan jumlah maca, nama dari bahan yang di sertakan atau mungkin juga permasalahan.

e. Hal / Perihal

Hal adalah isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara ringkas dan jelas.

f. Alamat

Alamat adalah nama pihak atau instansi yang dituju pengirim surat. Pada kertas surat unsur-unsur alamat yang ditulis hanya pejabat, jabatan, dan kota tempat pejabat instansi yang bersangkutan.

Pada amplop unsur-unsur tersebut dilengkapi dengan jalan, gang, nomor, gedung, lantai berapa dan sebagainya, dan yang terakhir kota dan provinsinya. Kota dan provinsi pada amplop dibutuhkan dengan huruf besar semua. “Untuk perhatian” dipergunakan apabila masalahnya cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut tanpa memerlukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pimpinannya.

2. Isi Surat

Isi surat terdiri dari :

• Pendahuluan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan ditulis secara singkat dan jelas.
• Isi pokok, yakni uraian dari inti surat
• Penutup, yakni kalimat yang mengakhiri isi surat.

3. Penutup Surat

Bagian terakhir dari sebuah surat, yang biasanya juga disebut dengan istilah kaki surat. Ketentuan tentang cara penulisannya diatur sebagai berikut :

1. Nama instansi dan nama jabatan pejabat penandatangan yang bersangkutan.
2. Nama terang penandatangan diketik dengan huruf besar tanpa diberi tanda kurung dan tidak diberi garis bawah.
3. Nomor Induk Pegawai (NIP), ditulis dengan huruf besar dibawah nama terang penandatangan.
4. Kata “ Tembusan” yakni tindasan dari surat asli, diketik dengan huruf besar semuanya dan tidak diberi garis bawah, kemudian diikuti dengan titik dua (:) jika yang ditembusi lebih dari satu alamat.
5. Sedang cap dinas dibubuhkan dengan menyinggung sedikit pada tanda tangan.
6. Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian permasalahan yang tercantum dalam surat tersebut.
7. Surat dinas yang terdiri dari satu halaman, lembaran pertamanya menggunakan kertas berkepala, halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala.

2. Nota Dinas

Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antarpejabat atau unit organisasi di lingkungan intern departemen yang sifatnya meminta penjelasan dan keputusan. 

Susunan nota dinas terdiri dari tiga bagian :

a) Kepala nota dinas terdiri atas :

1. Kata “Nota Dinas”
2. Nomor
3. Kepada
4. Dari
5. Hal
6. Tanggal, bulan, dan tahun

b) Isi nota

Isi nota pada dasarnya sama dengan surat dinas hanya lebih singkat tetapi jelas.

Kaki nota terdiri dari :

1. Nama jabatan yang mengirim nota, disusul dengan tanda tangannya.
2. Nama terang ( tidak perlu disusul dengan NIP)
3. Tembusan

3. Memorandum ( memo)

Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan lembaga, yang sifat penyampainnya tidak resmi, dapat ditulis atau diketik.

4. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat-surat biasa atau lembar formulir.

5. Surat Edaran

Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat tertentu tanpa memuat sesuatu kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan tentang atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaa sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.

6. Surat Undangan

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bnersabgkutan datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan. 

Jenis-jenis dan Pelaksanaan Kegiatan dalam Urusan Ketatausahaan

1. Jenis-Jenis

Berbagai ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:

a. Kegiatan Tata Usaha yang Menyangkut Manajemen Kurikulum

Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukakan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan besar di serahkan ke tata usaha. 

b. Kegiatan Tata Usaha yang Menyangkut Manajemen Siswa

Pekerjaan tata usaha yang menunjuang menajemen siswa benyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain :

1. Mendaftarkan calon siswa ( mulai dari pengadaan formulir)
2. Mengisi buku induk dan buku raport.
3. Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa
4. Mengisi daftar presensi sampai menghitung presentasenya.
5. Megatur ruang kelas, ruang labotarium dan ruang kegiatan yang lain
6. Memberi laporan dan statistic mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun.

c. Kegiatan Tata Usaha yang Menyangkut Manajemen Personil

Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain :

1. Melaksanakan pengetikan dan pengturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.
2. Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan set lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti/pension
3. Menyiapkan, menyimpan dan mengisi kartuu pegawai
4. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai
5. Membantu kepala dalam membuat laporan statistik keadaan pegawai edukatif dan administrasi, dan 
6. Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun incidental.

d. Kegiatan Mengenai Penataan Inventaris Sekolah

Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi :

1. Inventaris, pencatatan masuknya barang-barang, member label dan nomor mengklasifikasikan, dan 
2. Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan( diberika kepada lembaga lain/perorangan), disingkirkan.

e. Kegiatan yang Menunjang Penataan Keuangan

Yang dimaksud dengan bendahara keuangan adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan mengurursi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.

f. Kegiatan Mengenai Pekerjaan Surat-menyurat

Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat di pisahkan menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan) dan pengurusan surat-surat keluar.

1. Pengurusan surat-surat masuk (agenda)

• Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang kolomnya terdiri dari: (tanggal diterimanya surat, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat atau keterangan)
• Menyerahkan surat kepada alamat 
• Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi.
• Surat di kembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian)
• Tata usaha melaksanakan disposisi
• Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar, dan 
• Pengarsipan surat tersebut

2. Pengurusan surat keluar (ekspedisi)

Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan :

1. Surat yang sudah di ketik di serahkan kepada kepala sekolah untuk di setujui dan diminta tanda tangan.
2. Membubuhkan cap disebelah kiri tanda tangan pimpinan
3. Memasukan surat yang akan dikirim kedalam sampul dan mengarsipkan surat dan tembusannya menurut cara pengarsipan.
4. Mencatat surat kedalam yang akan dikirim kedalam ekspedisi
5. Mengirimkan surat tersebut ke alamat

3. Pengaturan penyimpanan surat ( pengarsipan )

Surat-surat yang sudah dip roses lalu di arsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut dalam filling cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah di cari apabila di perlukan. Penanganan arsip yang baik menjadi satu pertanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang- barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Apabila pengarsipan dilakukan dengan baik, maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali.

g. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

Kegiatan tata usaha yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya telah berhubungan dengan ketata usahaan yang mengenai inventarisasi. Disamping penatataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketata usahaan yang mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/ sarana, meyeleksi, dan mendaftar kebutuhan.

2. Pelaksana

Kepala tata usaha sekolah bertangung jawab kepada sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan tata usaha sekolah.

a. menyusun program tata usaha sekolah

b. mengelola keuangan sekolah

c. mengurus administrasi ketenagaan dan siswa

d. membina dan mengembangkan karir pegawai tata usaha sekolah

e. menyusun administrasi sekolah atau perlengkapan sekolah

f. menyusun dan menyajikan data statisik sekolah

g. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala

Tanya Jawab

Penyaji:

1. Lisa Novita Sari

2. Niswatul Umi Nur Badriah

3. Novi Arianti

4. Nurfita Sari

5. Rani Aprilianti

Moderator: Nur Kholifah

Dalam sesi tanya jawab yang diadakan, kami berhasil menampung pertanyaan-pertanyaaan dari para audiens yaitu sebagai berikut:

Sesi Pertama

Penanya: 

 1. Indah Nurwati

2. Nilawati

3. Juliana Basri

Pertanyaan:

1. Apa yang dimaksud dengan warkat-warkat?

2. Jelaskan tujuan administrasi tata laksana itu sendiri dan berikan contohnya?

3. Jelaskan tujuan administrasi tata laksana terhadap administrasi personal?

Penjawab: 1. Rani Aprilianti

2. Nurfita Sari

3. Lisa Novita Sari

Jawaban:

1. Warkat adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesusatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.

2. Tujuan dari tata laksana itu sendiri adalah menerima surat, mengagenda, memproses, menggandakan, mengarsip, sampai mengirim surat keluar.

3. Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik, maka sejak pendaftaran, lamaran, pengumpulan berkas administrasi, pengusulan kenaikan pangkat/ jabatan, sampai pensiun, dan sebagainya, maka bantuan / tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran administrasi.

Sesi kedua

Penanya: 

 1. Nurasia

2. Ita Rosita

Pertanyaan:

1. Kegiatan tata usaha apa sajakah yang menyangkut dalam manajemen kurikulum?

2. Dalam ruang lingkup administrasi tata laksana, apa yang dimaksud dengan memorandum (memo)?

Penjawab:

1. Novi Arianti, Lisa Novita Sari

2. Rani Aprilianti, Niswatul Umi Nur Badriah

Jawaban:

1. Secara singkat, kegiatan-kegiatan tata usaha yang menyangkut dalam manajemen kurikulum yaitu berupa penyusunan program semester, penyusunan jadwal dan jam pelajaran, serta pengaturan kelas. Kurikulum sebagai pedoman bagi guru di samping menuruti dan mengikuti apa yang tercantum guru juga berhak memilih atau menambah materi-materi, sumber-sumber, atau metode.

2. Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan lembaga, yang sifat penyampainnya tidak resmi, dapat ditulis atau diketik. Biasanya dari atasan ke bawahan.

Penambah: Juna Warni

Memorandum biasanya bersifat horizontal. Bila antara atasan ke bawahan itu disebut surat perintah. Sedangkan, dari bawahan ke atasan disebut proposal.

Kesimpulan:

Setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam suatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha. Tata usaha juga mempunyai peranan melancarkan dalam perkembangan suatu sekolah dalam keseluruhan fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.