Pengertian Struktur Organisasi Dan Elemen struktur organisasi

Pengertian Struktur Organisasi Dan Elemen struktur organisasi

A. STRUKTUR ORGANISASI

1 Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen (unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). 

Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

2 Elemen struktur organisasi

Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:

• Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas dalam organisasi dibagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
• Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
• Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
• Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
• Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
• Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi dibakukan

3 Desain organisasi yang umum

Desain organisasi merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengolah sumber untuk mencapai tujuan. Ada beberapa desain organisasi meliputi : 

A.Struktur sederhana 

Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam berbagai usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.

B. Birokrasi

Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik subunit, karena tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.

C. Struktur Matriks

Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.

Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk. Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran.

Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan mereka.

Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.

4 Desain Struktur Organisasi Modern

a) Struktur tim

Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan berbagai kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.

b) Organisasi virtual

Organisasi virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi utama bisnis.

c) Organisasi Nirbatas

Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.

5. Model desain struktur organisasi

Ada dua model ekstrem dari desain organisasi yaitu :

1. Model mekanistis

Sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.

2. Model organik

Sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.

6 Faktor penentu struktur organisasi

Sebagian organisasi terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik organik. Berikut adalah beberapa faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi, yaitu :

a. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. Tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini. Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.

Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan. Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga. Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk atau pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.

b. Ukuran Organisasi

Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya. Sebagai contoh, organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil. Namun, hubungan itu tidak bersifat linier. Ukuran memengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.

c. Teknologi

Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.

d. Lingkungan

Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga atau kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok tekanan publik, dan sebagainya.

Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi.

Organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis seperti peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis. 

Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi.

7 Model struktur organisasi

Cara yang baik untuk mulai berpikir tentang struktur organisasi pemodelan adalah untuk memikirkan cara yang jelas. Bayangkan sebuah perusahaan di mana orang bekerja di departemen, yang diselenggarakan dalam divisi. Gambar 0.1 menunjukkan model eksplisit untuk ini di mana setiap bagian dari struktur ini adalah kelas yang terpisah.

Struktur eksplisit memiliki dua kelemahan utama. Mereka tidak bekerja dengan baik jika ada banyak umum perilaku antara jenis organisasi. Mereka juga menanamkan kategori yang current organisasi ke dalam desain. Harus ada beberapa tambahan daerah antara divisi dan departemen, ada beberapa modifikasi yang harus dilakukan.

Menghadapi masalah ini, solusinya adalah untuk menciptakan supertype untuk organisasi yang membawa Anda ke Organisasi Hirarki pada Gambar 0.3. Hirarki organisasi bekerja paling baik bila anda tidak memiliki perilaku yang jauh berbeda antara struktur organisasi. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk tetap sangat fleksibel jika jenis organisasi baru muncul. Jika Anda memiliki beberapa perilaku yang bervariasi yang dapat Anda gunakan untuk menarik subtipe bawah ini.

Sesuai dengan struktur oganisasi Henry Mintzberg, yang mana setiap organisasi terdiri dari enam bagian dasar. 

Enam dasar organisasi menurut Mintzberg :

a.Strategic Apex (top management)

Strategis puncak, rumah dari manajemen puncak dimana seluruh kekuasaan dan tanggung jawab berada. Dalam konsepsi Henry Mintzberg, mereka yang berada di puncak strategis dari suatu organisasi berfungsi untuk mengatur strategi, garis besar agenda, mengalokasikan sumber daya, desain, dan staf organisasi. Hubungan puncak strategis ke bagian lain dari organisasi mirip dengan hubungan inti-pinggiran dalam banyak hal. CEO, Presiden, dan anggota Dewan ratusan atau ribuan mil jauhnya dari tempat inti operasi, atau areal produksi organisasi berada. Ukuran dari suatu organisasi adalah kunci untuk jumlah pengaruh puncak strategis ini pada bagian konstituen lainnya, seperti inti operasi, staf pendukung, garis tengah, atau technostructure.

b. Middle Line (middle management)

Rantai yang menghubungkan puncak strategis dengan operating core (inti operasi) dengan menggunakan otoritas formal yang didelegasikan.

c. Operating Core (operations, operational processes)

Mereka yang melakukan pekerjaan dasar yang berhubungan langsung dengan produksi produk dan jasa.

d. Technostructure (analysts that design systems, processes, etc)

Para analis yang melayani organisasi dengan mempengaruhi pekerjaan orang lain. Mereka mendesain, merencanakan, mengubah, atau mengontrol orang-orang yang melakukannya, tetapi mereka tidak melakukannya sendiri.

e. Support Staff (support outside of operating workflow)

Terdiri dari unit khusus yang memberikan dukungan kepada organisasi di luar alur kerja operasi.

f. Ideology (halo of beliefs and traditions; norms, values, culture)

8 Ringkasan

Struktur organisasi adalah susunan unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja serta fungsinya. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah struktur organisasi: (1)Spesialisasi pekerjaan yaitu pembagian tugas sesuai fungsi dan tanggung jawabnya. (2)Departementalisasi yaitu mengelompokan pekerjaan berupa proses, produk, geografis, dan pelanggan. (3)Rantai komando yaitu garis wewwnang yang menjelaskan tanggung jawab dari mulai puncak organisasi hingga eselon paling bawah. (4)Rentang kendali yaitu luas wilayah atau jumlah yang dipimpin dan diarahkan. (5)Sentralisasi dan desentralisasi berkaitan dengan pengambilan keputusan. (6)Formalisasi yaitu sejauh ana pekerjaan tersebut dijalankan

Struktur organisasi yang satu dengan yang lain memiliki perbedaan. Hal ini disebabkan adanya perbedaan dalam hal wewenang dan tanggung jawab, juga adanya hubungan internasional anatar pekerjaan, faktor pegawai, dan faktor fisiknya. Untuk itu struktur organisasi terbagi menjadi berbagai macam seperti struktur matriks, struktur sederhana, birokrasi, dan lain sebagainya.