Pengertian Konferensi, Jenis- Jenis Konferensi dan Prosedur dalam Konferensi Kasus

Pengertian Konferensi

Konferensi adalah rapat atau pertemuan untuk berunding atau bertukar pendapat mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama,permusyawaratan. Konferensi juga merupakan media komunikasi tatap muka yang memberikan suatu kemungkinan bahwa dengan konferensi dapat dicapai suatu pemahaman bersama yang tidak mungkin dicapai melalui komunikasi secara tertulis.

Jenis- Jenis Konferensi

1 Konferensi Pers

Konferensi pers adalah suatu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog, dengan materi yang telah disiapkan secara matang oleh pemimpin rapat, sedangkan sasaran pertemuan itu diharapkan dapat dimuat media massa dari wartawan yang diundang (Soemirat & Ardianto, 2002:135).

Menurut Jefkins (2002:136), konferensi pers adalah sebuah pertemuan para jurnalis yang sengaja berkumpul untuk mendapatkan informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan. Biasanya acara ini diselenggarakan secara mendadak, dan tempatnaya pun seadanya. Jangan berharap akan memperoleh aneka fasilitas kenyamanan dalam acara pers seperti ini. Segala akomodasi atau jamuan boleh dikatakan minim. Konferensi pers bahkan seringkali berlangsung di ruangan tunggu bandar udara, segera setelah tokoh yang ditunggu-tunggu baru saja turun dari pesawatnya.

1.1 Tujuan Konferensi Pers

1. menyebarkan informasi positif kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan, seperti publik ekspose;
2. menetralisir atau menambah berita yang tidak benar atau negatif tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk atau jasa lainnya;
3. meningkatkan image yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa seperti perkenalan produk baru, ekspansi ekspor, produksi, prestasi perusahaan dan lainnya; dan
4. membina hubungan secara langsung dengan pers (Iriantara, 2003:135). 

Press conference ini biasanya dilakukan menjelang, menghadapi ataupun setelah terjadi peristiwa atau kegiatan penting dan besar. Karena biasanya materi yang dibahas adalah sebuah peristiwa penting dan besar, maka konferensi pers ini dalam penyelenggaraannya bisa berasal dari inisiatif pemimpin rapat perusahaan tersebut, bisa juga atas permintaan wartawan yang menginginkan informasi lebih lengkap tentang suatu peristiwa yang terjadi di masyarakat. Press conference tidak dianjurkan bagi kegiatan atau peristiwa yang terlampau sederhana. Tetapi, konferensi pers sebaiknya dilakukan pada peristiwa besar dan penting saja. Seperti halnya penyebaran siaran pers, jumpa pers ini pun bisa dilakukan menjelang maupun setelah kegiatan berlangsung (Abdullah, 2000: 86).

a. Pra Kegiatan

Press conference sebelum kegiatan berfungsi sebagai wahana publikasi kegiatan yang akan berlangsung. Misalnya rencana peluncuran suatu mobil baru, dalam acara ini pihak penyelenggara akan menyediakan bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data yang akurat dari materi yang ada pada jumpa pers ini.

Kelebihan acara ini dibandingkan penyebaran press release terletak pada aspek diskusi atau tanya jawab. Dengan adanya forum diskusi antara wartawan dan penyelenggara press conference, memungkinkan wartawan lebih kaya lagi dengan informasi yang didapat. Dengan demikian tidak akan terjadi cerita wartawan menulis berita hanya bersumber press release dan hanya mampu menulis satu kolom. Bahkan tidak menutup kemungkinan karena lebih menarik, berita tersebut dimuat pada halaman utama, atau justru menjadi berita utama dalam rubriknya.

b. Pasca Kegiatan

Press conference pun bisa dilakukan pada saat kegiatan atau peristiwa yang dianggap penting atau besar itu selesai dilakukan. 

1.2 Persiapan Konferensi Pers

Menurut Soemirat dan Ardianto (2002:135) persiapan konferensi pers, yaitu:

1. Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.
2. Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan itu, apakah sudah diterima atau belum oleh pihak redaksi. Apakah ada wartawan yang bisa hadir dalam penyelenggaraan konferensi pers tersebut.
3. Membuat press release tentang topik yang ingin disampaikan kepada pers dalam konferensi pers. Biasanya dimasukkan dalam press kit/seminar kit yang berisikan berbagai informasi perusahaan seperti brosur, profil perusahaan, dan laporan tahunan.
4. Menunjuk juru bicara dalam konferensi pers yang mengetahui betul permasalahan yang akan dibahas dalam pertemuan dengan pers itu. Biasanya terdiri dari beberapa orang yang sesuai dengan bidangnya masing-masing dan satu sama lain saling menunjang.
5. Menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan yang diundang, termasuk tuan rumah.
6. Dalam persentasi konferensi pers sebaiknya dilengkapi dengan alat bantu media seperti slide dan video.
7. Bilamana konferensi dilakukan sebelum dan sesudah makan siang, siapkan makanan kecil dan minuman.
8. Sediakan souvenir (kalau ada) untuk kalangan pers seperti almanak/kalender, agenda, gantungan kunci, dan gimick.
9. Membuat daftar hadir/buku tamu khusus bagi wartawan yang diisi wartawan ketika baru datang ke konferensi pers seperti nama media massa yang diwakilinya, alamat dan paraf atau tanda tangan.
10. Lama dan jalannya konferensi pers diatur secara ringkas, padat, jelas dan terarah, agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers, karena masih ada tugas wartawan lainnya yang menunggu selain pertemuan pers ini.

2. Konferensi Kasus

Konferensi kasus merupakan kegiatan pendukung atau pelengkap dalam Bimbingan dan Konseling untuk membahas permasalahan siswa (konseli) dalam suatu pertemuan, yang dihadiri oleh pihak-pihak yang dapat memberikan keterangan, kemudahan dan komitmen bagi terentaskannya permasalahan siswa (konseli).

Memang, tidak semua masalah yang dihadapi siswa (konseli) harus dilakukan konferensi kasus. Tetapi untuk masalah-masalah yang tergolong pelik dan perlu keterlibatan pihak lain tampaknya konferensi kasus sangat penting untuk dilaksanakan. Melalui konferensi kasus, proses penyelesaian masalah siswa (konseli) dilakukan tidak hanya mengandalkan pada konselor di sekolah semata, tetapi bisa dilakukan secara kolaboratif, dengan melibatkan berbagai pihak yang dianggap kompeten dan memiliki kepentingan dengan permasalahan yang dihadapi siswa (konseli).

Kendati demikian, pertemuan konferensi kasus bersifat terbatas dan tertutup. Artinya, tidak semua pihak bisa disertakan dalam konferensi kasus, hanya mereka yang dianggap memiliki pengaruh dan kepentingan langsung dengan permasalahan siswa (konseli) yang boleh dilibatkan dalam konferensi kasus. Begitu juga, setiap pembicaraan yang muncul dalam konferensi kasus bersifat rahasia dan hanya untuk diketahui oleh para peserta konferensi.

Konferensi kasus bukanlah sejenis “sidang pengadilan” yang akan menentukan hukuman bagi siswa. Misalkan, konferensi kasus untuk membahas kasus narkoba yang dialami siswa X. Keputusan yang diambil dalam konferensi bukan bersifat “mengadili” siswa yang bersangkutan, yang ujung-ujungnya siswa dipaksa harus dikeluarkan dari sekolah, akan tetapi konferensi kasus harus bisa menghasilkan keputusan bagaimana cara terbaik agar siswa tersebut bisa sembuh dari ketergantungan narkoba.

2.1 Tujuan Konferensi Kasus

Secara umum, tujuan diadakan konferensi kasus yaitu untuk mengusahakan cara yang terbaik bagi pemecahan masalah yang dialami siswa (konseli) dan secara khusus konferensi kasus bertujuan untuk:

• Mendapatkan konsistensi, jika guru atau konselor ternyata menemukan berbagai data/informasi yang dipandang saling bertentangan atau kurang serasi satu sama lain (cross check data)
• Mendapatkan konsensus dari para peserta konferensi dalam menafsirkan data yang cukup komprehensif dan pelik yang menyangkut diri siswa (konseli) guna memudahkan pengambilan keputusan
• Mendapatkan pengertian, penerimaan, persetujuan dari komitmen peran dari para peserta konferensi tentang permasalahan yang dihadapi siswa (konseli) beserta upaya pengentasannya.

2.2 Prosedur dalam Konferensi Kasus

Konferensi kasus dapat ditempuh melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1. Kepala sekolah atau Koordinator bimbingan konseling/Konselor mengundang para peserta konferensi kasus, baik atas insiatif guru, wali kelas atau konselor itu sendiri. Mereka yang diundang adalah orang-orang yang memiliki pengaruh kuat atas permasalahan dihadapi siswa (konseli) dan mereka yang dipandang memiliki keahlian tertentu terkait dengan permasalahan yang dihadapi siswa (konseli), seperti: orang tua, wakil kepala sekolah, guru tertentu yang memiliki kepentingan dengan masalah siswa (konseli), wali kelas, dan bila perlu dapat menghadirkan ahli dari luar yang berkepentingan dengan masalah siswa (konseli), seperti: psikolog, dokter, polisi, dan ahli lain yang terkait.
2. Pada saat awal pertemuan konferensi kasus, kepala sekolah atau konselor membuka acara pertemuan dengan menyampaikan maksud dan tujuan dilaksanakan konferensi kasus dan meminta komitmen dari para peserta untuk membantu mengentaskan masalah yang dihadapi siswa (konseli), serta menyampaikan pentingnya pemenuhan asas–asas dalam bimbingan dan konseling, khususnya asas kerahasiaan.
3. Guru atau konselor menampilkan dan mendekripsikan permasalahan yang dihadapi siswa (konseli). Dalam mendekripsikan masalah siswa (konseli), terlebih dahulu disampaikan tentang hal-hal positif dari siswa (konseli), misalkan tentang potensi, sikap, dan perilaku positif yang dimiliki siswa (konseli), sehingga para peserta bisa melihat hal-hal positif dari siswa (konseli) yang bersangkutan. Selanjutnya, disampaikan berbagai gejala dan permasalahan siswa (konseli) dan data/informasi lainnya tentang siswa (konseli) yang sudah terindentifikasi/terinventarisasi, serta upaya-upaya pengentasan yang telah dilakukan sebelumnya.
4. Setelah pemaparan masalah siswa (konseli), selanjutnya para peserta lain mendiskusikan dan dimintai tanggapan, masukan, dan konstribusi persetujuan atau penerimaan tugas dan peran masing-masing dalam rangka pengentasan/remedial atas masalah yang dihadapi siswa (konseli)
5. Setelah berdiskusi atau mungkin juga berdebat, maka selanjutnya konferensi menyimpulkan beberapa rekomendas/keputusan berupa alternatif-alternatif untuk dipertimbangkan oleh konselor, para peserta, dan siswa (konseli) yang bersangkutan, untuk mengambil langkah-langkah penting berikutnya dalam rangka pengentasan masalah siswa (konseli).

2.3 Hal-hal yang Diperhatikan dalam Konferensi Kasus

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan konferensi kasus, antara lain:

• Diusahakan sedapat mungkin kegiatan konferensi kasus yang hendak dilaksanakan mendapat persetujuan dari kasus atau siswa (konseli) yang bersangkutan
• Siswa (konseli) yang bersangkutan boleh dihadirkan kalau dipandang perlu, boleh juga tidak, bergantung pada permasalahan dan kondisinya.
• Diusahakan sedapat mungkin pada saat mendeskripsikan dan mendikusikan masalah siswa (konseli) tidak menyebut nama siswa (konseli) yang bersangkutan, tetapi dengan menggunakan kode yang dipahami bersama.
• Dalam kondisi apa pun, kepentingan siswa (konseli) harus diletakkan di atas segala kepentingan lainnya.
• Peserta konferensi kasus menyadari akan tugas dan peran serta batas-batas kewenangan profesionalnya.
• Keputusan yang diambil dalam konferensi kasus berdasarkan pertimbangan-pertimbangan rasional, dengan tetap tidak melupakan aspek-aspek emosional, terutama hal-hal yang berkenaan dengan orang tua siswa (konseli) yang bersangkutan
• Setiap proses dan hasil konferensi kasus dicatat dan diadminsitrasikan secara tertib.

3.1 Konferensi Video

Perkembangan teknologi komunikasi membawa perubahan pada proses penyampaian informasi. Bentuk informasi yang disampaikan tidak hanya audio, tetapi juga visual. Konferensi video menggunakan telekomunikasi audio dan video untuk membawa orang-orang di berbagai tempat mengadakan rapat bersama. Konsep konferensi video sama seperti percakapan antara dua orang (point-to-point) atau melibatkan beberapa tempat (multi-point) dengan lebih dari satu orang di ruangan besar pada tempat berbeda. Selain pengiriman audio dan visual kegiatan pertemuan, konferensi video dapat digunakan untuk berbagi dokumen, informasi yang diperlihatkan komputer, dan papan tulis.

Video conference atau dalam bahasa Indonesia disebut konferensi video, Konferensi atau pertemuan melalui video. Pertemuan ini dibantu oleh berbagai macam media jaringan seperti telepon ataupun media lainnya yang digunakan untuk transfer data video. Kemudian televisi dihubungkan dengan saluran tadi yang membawa data informasi video dan suara.

Video conferencing menggunakan telekomunikasi untuk menyatukan beberapa orang di beberapa lokasi yang secara fisik terpisah, untuk suatu pertemuan. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video conference membutuhkan sebuah ruang yang diperlengkapi dengan sarana untuk mengirimkan dan menerima video, umumnya melalui satelit.

Beberapa perusahaan telah menggunakannya selama waktu tersebut untuk mengatur proyek-proyek yang tersebar dibeberapa lokasi.

Video conference membantu berbagai organisasi menangani waktu, kerumitan, dan jarak. Menghadirkan personifikasi kepemimpinan dengan memungkinkan para manajer senior bertemu lebih teratur dengan staff, menangani proyek, serta pertemuan evaluasi manajemen dan krisis.

Kelebihan dan Kekurangan Konferensi Kasus

Kelebihan konferensi video antara lain:

1. Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC (Video Tele Conference) untuk berbagi dokumen, ide atau gambar dengan mudah.
2. Menghemat biaya.
3. Menghemat waktu.

Kelemahan konferensi video antara lain:

1. Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang memiliki konferensi video.
2. Alat-alat untuk konferensi video sulit didapat dan proses penginstalan harus ekstra hati-hati agar tidak salah.