Tahap-Tahap Dan Langkah-Langkah Pengendalian Kualitas

Tahap-Tahap Dan Langkah-Langkah Pengendalian Kualitas

Kualitas dari suatu produk baik berupa barang maupun jasa, akan dihasilkan apabila pengendalian kualitas dilaksanakan dengan baik dan dilakukan pengendalian kualitas dilaksanakan dengan baik dan dilakukan pengendalian yang bersifat menyeluruh. Oleh karena itu pengendalian kualitas sangat luas karena semua yang berhubungan dengan kualitas harus diperhatikan.

Secara garis besarnya pengendalian kualitas dapat dibedakan menjadi tiga tahap seperti yang dikemukakan oleh Elwood S. Buffa (1996:45) yang dialih bahasakan oleh Bakri Siregar yaitu:

1. The inspection and control of quality of incoming raw material (pemeriksaan dan pengendalian bahan baku)

Pemeriksaan selama proses produksi ini terutama untuk menjamin bahwa hanya bahan baku dan bahan pembantu yang memenuhi syarat untuk diproses serta menjamin jalannya proses produksi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan pengendalian ini dilakukan terhadap semua faktor-faktor produksi terutama terhadap kualitas bahan pembantu yang digunakan, karena bahan baku dan bahan pembantu sangat mempengaruhi kualitas dari produk akhir.

2. The product inspection and control of process (pemeriksaan dan pengendalian produk proses produksi)

Pengendalian kualitas pada tahap ini diperlukan untuk mendeteksi penyimpangan-penyimpangan serta untuk melaksanakan koreksi, pada tahap ini dilakukan pemeriksaan pada akhir setiap tahap proses produksi berlangsung.

3. The inspection and testing for product performance (pemeriksaan dan pengujian pada proses akhir)

Walaupun telah dilakukan pengujian terhadap bahan baku dan proses produksi, tetapi hal itu tidak menjamin bahwa produk yang dihasilkan pasti baik dan diperlukan pemeriksaan pada saat produk akhir yang gagal atau tidak sesuai dengan standar sehingga tidak sampai ke tangan konsumen.

Pengendalian kualitas diperlukan beberapa sarana penunjang yang akan membantu dalam pelaksanaan pengendalian kualitas di perusahaan. Dengan adanya sarana penunjang ini, diharapkan akan meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan. Sarana penunjang pengendalian kualitas ini antara lain adalah teknik kendali mutu dan delapan langkah pemecahan masalah

Menurut Elwood S. Buffa (1996:48) yang dialihbahasakan oleh Bakri Siregar terdapat beberapa langkah-langkah yang juga harus dilakukan dalam kegiatan pengendalian kualitas, yaitu:

1. Menetapkan standar

Menentukan standar biaya kualitas (cost quality), standar kualitas kerja (performance quality), standar keandalan (reability quality) yang diperlukan untuk produk tersebut.

2. Menilai kesesuaian

Membandingkan kesesuaian dari produk yang dibuat atau jasa yang ditawarkan terhadap standar-standar ini.

3. Bertindak bila perlu

Mengoreksi masalah-masalah dan mencari penyebabnya melalui faktor-faktor yang mempengaruhi terhadap produk-produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

4. Merencanakan perbaikan

Mengembangkan suatu upaya yang berkesinambungan untuk memperbaiki standar-standar biaya, prestasi, keamanan dan keandalan. 

1. Delapan langkah Pemecahan Masalah

Pelaksanaan dalam pengendalian kualitas ini seluruh penyimpangan yang terjadi di luar batas-batas yang telah distandarkan, dicatat, dianalisis serta dipergunakan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi dimasa datang sehingga tidak terulang lagi kesalahan yang sama.

Delapan langkah untuk program perbaikan dan peningkatan merupakan langkah-langkah yang dipergunakan untuk penanggulangan masalah dan program peningkatan. Dengan pemakaian delapan langkah ini diharapkan penyelesaian masalah dan program peningkatan dapat dilakukan secara sistematis dan dapat diketahui adanya perbaikan secara pasti dengan hasil yang baik yang telah dicapai dan dipertahankan.

Menurut Kauro Ishikawa (1988:102) yang dialihbahasakan oleh Nawolo Widodo. Delapan langkah pemecahan masalah yang sering digunakan dalam pengendalian kualitas sebagai landasan dalam penelitian ini, yaitu:

1. Menemukan Masalah

2. Mencari sebab-sebab yang mengakibatkan masalah

3. Menemukan penyebab utama

4. Menyusun rencana penanggulangan

5. Melaksanakan Rencana penanggulangan

6. Evaluasi hasil penangulangan

7. Standarisasi

8. Rencana selanjutnya 

1. Menemukan Masalah

Langkah ini Mempersiapkan suatu daftar dari semua masalah yang ada di lingkungan kerjanya. Alat pengendalian kualitas yang digunakan adalah lembar pengumpulan data, diagram pareto dan bagan kendali p.

2. Mencari sebab-sebab yang mengakibatkan masalah

Langkah selanjutnya adalah menganalisis masalah untuk menemukan penyebab dari faktor-faktor manusia, mesin, metode, materil dan lingkungan. Alat pengendalian kualitas yang digunakan adalah diagram sebab akibat.

3. Menemukan penyebab utama

Setelah ditemukan penyebab masalah tersebut kemudian menentukan penyebab utama atau penyebab yang paling dominan. Alat pengendalian kualitas yang digunakan adalah diagram pareto dan diagram pencar.

4. Menyusun rencana penanggulangan

Pada langkah ini membuat dan mempersiapkan usulan pemecahan masalah serta memilih penanggulangan yang paling efektif untuk meneliti kelengkapanya dapat digunakan 5W+1H yaitu What, Why, When, Where, Who, dan How.

5. Melaksanakan Rencana penanggulangan

Langkah ini mengumpulkan data hasil pemeriksaan dengan lembar pengumpulan data untuk dibandingkan dengan data semula.

6. Evaluasi hasil penangulangan

Langkah ini bertujuan untuk membandingkan keadaan semula dengan data yang ada sesudah pelaksanaan penanggulangan. Alat pengendalian kualitas yang digunakan adalah diagram pareto, histogram dan bagan kendali.

7. Standarisasi

Standarisasi bertujuan untuk mencegah terjadinya masalah yang telah dibahas dan untuk mempertahankan hasil yang telah dicapai serta cara pelaksanaanya.

8. Rencana selanjutnya 

Bila Ke-7 langkah tersebut telah dilaksanakan maka langkah berikutnya adalah menggarap masalah yang lain dengan cara yang sama (langkah ke-1 sampai dengan langkah ke-7) setelah ke-8 langkah tersebut selesai kemudian dibuat risalah.

2. Alat Bantu dalam Pelaksanaan Pengendalian Kualitas

Alat Bantu dalam pelaksanaan pengendalian kualitas atau teknik pengendalian mutu merupakan alat untuk mendeteksi sebab-sebab terjadinya penyimpanngan diluar kendali dalam proses produksi dan cara bagaimana untuk melakukan tindakan perbaikan. Terdapat tujuh macam alat pengendalian kualitas yang dalam penerapannya dapat digunakan seluruhnya maupun sebagian tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan.

Menurut Kauro Ishikawa (1988:43) yang dialihbahasakan oleh Nawolo Widodo, ketujuh alat tersebut antara lain:

1. Lembar Pemeriksaan (Chek sheet)

2. Pengelompokan (Stratification)

3. Diagram Pareto (Pareto Diagram)

4. Histogram

5. Diagram Pencar (Scatter diagram)

6. Diagram Sebab Akibat (cause and effect diagram)

7. Peta Kendali (Control Chart)

1. Lembar Pemeriksaan (Chek sheet)

Lembaran pemeriksaan data merupakan alat Bantu untuk memudahkan pemeriksaan data. Bentuk dan isinya disesuaikan dengan kebutuhan maupun kondisi kerja yang ada.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat lembaran pemeriksaan data, antara lain:

a. Maksud pembuatan harus jelas

- Apa yang akan diketahui

- Apakah data yang didapat sudah cukup lengkap sebagai dasar untuk bertindak

b. Stratifikasi yang baik

- Mudah dipahami dan diisi

- Memberikan data yang lengkap tentang apa yang mau atau yang ingin diketahui

c. Dapat diisi dengan cepat dan mudah, jika perlu menggunakan gambar untuk memperjelas.

Tabel Contoh Lembar Pemeriksaan (chek sheet)

LEMBAR CATATAN PEMERIKSAAN
Nama produk :                                                    No Mesin     : Karakteristik  :                   Dept No :                Dicatat oleh :
No	Tanggal	Jumlah yang diperiksa	Jumlah yang ditolak	Batas Kendali		Ket
				Atas	Bawah
Jumlah

Sumber: Kauro Ishikawa

2. Pengelompokan (Stratification)

Stratifikasi adalah menguraikan atau mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok dalam golongan-golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur-unsur tunggal dari persoalan, misalnya menguraikan menurut:

a. Jenis kesalahan atau kerusakan

b. Penyebab dari kesalahan atau kerusakan

c. Lokasi kerusakan atau kesalahan

d. Material, hari pembuatan, unit orang yang mengerjakannya, penyalur, waktu dan lain-lain.

Tabel Contoh Stratifikasi

No	Tanggal Pemeriksaan	Jumlah yang ditolak	Ditolak karena
			A	B	C	D
Jumlah

Sumber: kauro Ishikawa

3. Diagram Pareto (Pareto Diagram)

Diagram pareto merupakan diagram yang terdiri dari grafik balok dan grafik garis yang menggambarkan perbandingan masing-masing jenis data terhadap keseluruhan. Maksudnya adalah untuk menemukan atau mengetahui problem dan penyebab utama yang merupakan kunci dalam penyelesaian masalah dan perbandingan terhadap keseluruhan.

Diagram pareto ini mengkonsentrasikan arah penyelesaian persoalan, karena kegunaan diagram pareto adalah:

a. Menunjukan persoalan utama dalam masalah kualitas

b. Menyatakan perbandingan masing-masing persoalan terhadap keseluruhan

c. menunjukan tingkat perbaikan setelah tindakan perbaikan pada daerah yang terbatas

d. Menunjukan perbandingan masing-masing persoalan sebelum dan sesudah perbaikan.

Langkah-langkah pembuatan diagram pareto adalah sebagai berikut:

a. Stratifikasi problem dengan angka yang jelas

b. Tentukan jangka waktu pengumpulan data

c. Atur masing-masing penyebab dengan nilai terbesar disisi kiri dan nilai terkecil disisi paling kanan.

d. Gambarkan grafik garis yang menunjukan presentase kumulatif dari penyebab terbesar sampai terkecil dari kiri ke kanan.

e. Pada grafik beri keterangan data diagram dan jumlah unit seluruhnya 

Sumber: Kauro Ishikawa (1986:74) “Pedoman Pengendalian Mutu” 

Gambar Contoh diagram pareto

4. Histogram

Gambaran bentuk distribusi spesifikasi kualitas yang dihasilkan oleh data yang dikumpulkan melalui lembar pemeriksaan, berbentuk diagram batang. Histogram diperlukan untuk mengetahui kualitas produk dengan menggunakan nilai rata-rata dan penyebaran suatu data, sehingga bisa ditentukan apakah suatu proses berjalan dengan baik, dengan demikian didapatkan informasi yang lebih banyak dari data tersebut dan akan mempermudah penelitian dan mendapatkan kesimpulan yang ada.

Gambar Contoh Hitogram

5. Diagram Pencar (Scatter diagram)

Diagram pencar dipakai untuk melihat korelasi (hubungan) dari suatu penyebab atau faktor continue terhadap karakteristik kualitas atau faktor lain. Bila berbicara tentang hubungan antara dua macam data, sesungguhnya membicarakan tentang:

a. Hubungan penyebab dan akibat

b. Hubungan antar satu penyebab dengan penyebab lainnya

c. Hubungan antara satu penyebab dengan dua penyebab

Dengan mennggunakan scatter diagram, kita dapat menilai peningkatan dengan melihat hubungan atau korelasi dari variabel yang akan dievaluasi, adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1) Kumpulkan data dan buatkan tabelnya

2) Gambarkan sumbu tegak dan datar beserta skala keterangannya lalu gambarkan titik data tersebut.

Gambar Contoh Diagram Pencar

6. Diagram Sebab Akibat (cause and effect diagram)

Diagram ini disebut juga diagram tulang ikan (fish bone diagram) dan berguna untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh pada karakteristik mutu. Cause effect diagram dipakai oleh peneliti untuk menganalisis faktor-faktor yang mempegaruhi kualitas barang-barang atau produk yang dihasilkan.

Kegunaan dari cause effect diagram ini adalah:

a. Menganalisis kondisi-kondisi aktual untuk tujuan peningkatan kualitas dari produk atau jasa yang dihasilkan, semakin efisien penggunaan dari sumber daya dan mengurangi biaya-biaya.

b. Menghilangkan kondisi-kondisi yang menyebabkan ketidaksesuaian produk dan keluhan-keluhan dari konsumen

c. Standarisasi dari operasi-operasi yang ada

d. Memberikan pendidikan dan pelatihan kepada organisasi-organisasi yang terlibat dan membuat keputusan-keputusan dan kegiatan tindakan perbaikan.

Lima faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan diagram sebab akibat yaitu manusia, bahan baku, metode, mesin, lingkungan dan keuangan. Diagram sebab akibat dapat dibuat dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Tentukan masalah yang akan diperbaiki, gambarkan masalah tersebut dalam kotak sebelah kanan

2) Cari faktor-faktor utama yang berpengaruh pada masalah tersebut

3) Cari lebih lanjut, lebih rinci yang mempunyai akibat pada faktor utama tersebut, kemudian tulis faktor-faktor tersebut disebelah kiri atau kanan panah penghubung dan buatlah panah dibawah faktor utama.

4) Cari penyebab-penyebab utama dari diagram yang sudah lengkap, kemudian carilah penyebab utama dengan meneliti masalah-masalah yang ada.

Sumber: kauro ishikawa 

Gambar Contoh Diagram Sebab Akibat

7. Peta Kendali (Control Chart)

Grafik merupakan data yang dinyatakan dalam bentuk gambar, dimana grafik tersebut berbentuk balok. Dengan memakai grafik, data lebih cepat, lebih mudah dan lebih jelas dilihat. Hal ini dikarenakan hubungan dengan data yang lalu dapat dijabarkan sekaligus dan perbandingan dengan data lain yang berhubungan dapat dilihat jelas. Sedangkan peta kendali merupakan garis dengan mencantumkan batas minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta ini menunjukkan perubahan dari waktu ke waktu. walaupun demikian, peta ini tidak menjelaskan penyebab apa yang menimbulkan penyimpangan-penyimpangan. 

Peta kendali ini sangat berguna sebagai pelengkap untuk mengetahui apakah metode yang digunakan sudah menghasilkan jumlah kegagalan produk yang terkecil sehingga jumlah kerugian sudah dapat diminimalkan.

Ciri utama dari peta kendali ini adalah terdiri dari tiga garis horizontal, yaitu:

1. UCL (upper Control Limit) = Batas Kendali atas

2. CL (Control Limit) = Garis pusat

3. LCL (lower control limit) = Batas Kendali bawah

UCL dan LCL adalah garis yang menunjukan batas toleransi (simpangan baku yang diinginkan) sedangkan CL adalah garis yang menunjukan rata-rata pengukuran dan perhitungan. Jika perubahan-perubahan yang terjadi berada di bawah UCL dan berada di atas LCL, maka dikatakan bahwa perubahan–perubahan tersebut sebagai hal yang normal, yang menunjukan hasil terbaik yang dicapai manusia dan mesin. Sedangkan apabila ada perubahan yang keluar dari batas-batas pengendalian, maka hampir dapat dipastikan telah terjadi kesalahan-kesalahan dalam proses produksi.

Manfaat pada peta kendali dan grafik bagi pengendalian kualitas adalah sebagai berikut:

a. Membantu pengendalian kualitas produk

b. Mengurangi variasi yang terjadi pada waktu proses

c. Memberikan kepastian dalam mengambil tindakan perbaikan

d. Mengurangi biaya testing dan inspeksi

e. Membantu dalam mengalokasikan suatu kesalahan

Peta kendali p digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan proporsi dari produk yang tidak memenuhi syarat spesifikasi mutu atau proporsi produk yang cacat dalam suatu proses manufacturing.

Proporsi yang tidak memenuhi syarat diidentifikasikan sebagai rasio banyaknya item yang tidak memenuhi syarat dalam suatu populasi terhadap total banyaknya item dalam populasi. Item-item boleh mempunyai beberapa karakteristik mutu yang diuji secara stimulant oleh pemeriksa. Jika item itu tidak memenuhi standar pada satu atau lebih satu karakter ini, maka item itu digolongkan sebagai tidak memenui syarat atau cacat. Proporsi sering diungkapkan secara desimal, misalnya jika ada 30 produk yang cacat dari 100 produk yang diperiksa maka dikatakan proporsi yang cacat sebesar 0,30.

Langkah-langkah pembuatan peta kendali p menurut Kauro Ishikawa (1986:119) yang dialihbahasakan oleh Nawolo Widodo adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan data

2. Membagi ke dalam sub group

3. Menghitung bagian yang cacat

4. Mencari rata-rata bagian yang cacat

5. Menghitung batas kendali

6. Menggambarkan garis kendali dan menggambarkan peta kendali p

1. Pengumpulan data

Data dikumpulkan sebanyak mungkin, dimana data ini menggambarkan jumlah yang diperiksa (n) dan jumlah produk cacat (Pn)

2. Membagi data kedalam sub group

Data dikelompokan berdasarkan tanggal atau lot.

3. Menghitung bagian yang cacat untuk sub group dan kemudian masukkan ke dalam lembaran data. Untuk mencari bagian yang cacat, rumus yang di gunakan adalah :

4. Mencari rata-rata bagian yang cacat dengan rumus :

P  

5. Menghitung batas kendali

CL (Control limit) = Garis pusat (P)