Pengertian, Jenis, Tujuan Arsip dan pengertian Kearsipan

Pengertian, Jenis, Tujuan Arsip dan pengertian Kearsipan

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambaran yang mempunyai arti atau tujuan serta sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir, surat-surat), kertas film, media komputer (disket, harddisk, piringan). Dalam kegiatan praktis pengertian arsip dapat dirumuskan sebagai berikut :

• Naskah yang dibuat oleh lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
• Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Arsip dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, dan ada juga istilah lain yang menyebutnya sebagai record atau file seperti diutarakan oleh Atmosudirjo, sebagai berikut :

1. File berarti wadah, tempat, almari kabinet atau kumpulan tertatur (systematic). Bahan-bahan arsip dan file juga berarti setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematis dan berurutan atas barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen, dan sebagainya.
2. Record berarti setiap catatan yang dicatat untuk disimpan dan setiap bahan yang tertulis dapat dipergunakan sebagai bukti atas suatu peristiwa atau kejadian. Tidak hanya itu, plat atau piringan hitam, pita rekaman, suatu berita acara serta laporan resmi termasuk kepada pengertian record.

Pengertian kearsipan dirumuskan dengan berbagai cara sebagai bahan pengetahuan dan perbandingan, adapun pengertian kearsipan menurut para ahli adalah sebagai berikut :

1. Menurut Soebroto (1973:3) :

Terdapat 2 (dua) perumusan tentang pengertian kearsipan, yaitu sebagai berikut :

• “Yang dimaksud kearsipan adalah penyelenggaraan administrasi atau pelaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat masuk dan surat keluar.”
• “Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis.”

2. Menurut Dekdikbud (1980:52) :

Kearsipan diberikan batasan sebagai berikut : kearsipan dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan warkat tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.

3. Menurut Ig.Wursanto (1989:15) :

Yang dimaksud dengan filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menambah warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

4. Menurut The Liang Gie :

“Arsip adalah kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara sistematis, sehingga setiap saat dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.”

Jadi, kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dalam pelaksanaan administrasi yang disimpan secara sistematis dan teratur dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencari suatu arsip. Tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu dan arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

2. Tujuan Penataan Arsip

Beberapa tujuan yang perlu diingat mengapa penataan kearsipan itu perlu, antara lain sebagai berikut :

• Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
• Untuk menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
• Untuk memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
• Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

3. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip diantaranya dalah sebagai berikut :

1. Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3. Arsip Inaktif

Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4. Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5. Arsip Duplikasi

Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

Sistem Penataan Arsip

Untuk memperlancar pengkodean maupun menentukan kata tangkap dan mempercepat penyimpanan benda-benda arsip, para ahli kearsipan menentukan beberapa macam sistem mengarsipkan benda-benda arsip, antara lain :

1. Sistem Huruf (Alphabetical System)

Adalah suatu sistem dimana huruf-huruf dalam urutan alpabet tersebut digunakan untuk menyimpan sistem kearsipan, yang biasanya banyak digunakan untuk menyimpan nama-nama orang, nama perusahaan, nama hotel, dan lain-lain.

2. Sistem Nomor (Numerical System)

Sistem filling menggunakan angka ini ada dua (2) macam yaitu :

• Sistem Dewey
• Sistem Terminal Digit (Digital System)

3. Sistem Geografi (Geographical System)

Sistem ini sering juga dianggap sama dengan sistem wilayah atau sistem daerah regional. Sistem susunan dokumen menggunakan sistem geografi disusun menurut abjad dari lokasi dan kemudian menurut nama atau subyek.

4. Sistem Subyek (Subjectical System)

Yaitu susunan dokumen menurut nama, judul, atau barang bukan menurut nama orang, perusahaan, maupun tempat.

5. SistemTanggal (Cronologi System)

Yaitu suatu sistem penyimpanan surat-surat atau records berdasarkan “tanggal” atau “bulan”, dimana tanggal yang akan dijadikan kode surat adalah “tanggal pembuatan surat” atau “tanggal penerimaan surat” tersebut.

6. Sistem Suara (Soundtrek System)

Penyimpanan warkat (records) menggunakan nomor kode atau huruf nama diikuti juga oleh angka-angka.

7. Sistem Campuran

Sistem ini adalah campuran dari sistem-sistem sebelumnya dengan memberikan kode huruf dan angka-angka.

Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Guna mendapatkan arsip yang teratur dan tertib, diperlukan sarana atau peralatan kearsipan yang cukup memadai. Sebelum memulai menyimpan arsip, sebaiknya dipersiapkan terlebih dahulu peralatan kearsipan diantaranya :

1. Map

Adalah lipatan kertas atau karton yang dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang paling luas berukuran folio, biasanya untuk menyimpan arsip sementara.

2. Folder (Sampul Arsip)

Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya, dan dilengkapi tab atau tonjolan untuk menempatkan kode arsip. Folder merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk segi empat panjang, untuk menyimpan arsip atau menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam filing kabinet.

3. Guide/Sekat

Berupa lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai sekat/penunjuk Apabila surat-surat dalam map disimpan dalam lemari arsip tanpa mempunyai sandaran, maka guide atau sekat harus disediakan. 

4. Box File

Arsip dapat disimpan menurut urutan abjad, dalam kotak sederhana terbuat dari kayu.

5. Rak Arsip

Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab, karena selalu berhubungan dengan udara luar dan kerugian menggunakan rak adalah arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu.

6. Cardex 

Alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. 

8. Filling Cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan arsip secara vertikal. Dan terbuat dari bahan baja atau aluminium yang tahan api. Lemari ini mempunyai 2 (dua), 3 (tiga), 4 (empat), sampai 10 (sepuluh) laci, dengan ukuran standar. Tinggi dari lemari arsip 26 cm, lebar 35-36 cm, dan dapat memuat kapasitas 5000 lembar surat.

4. Prosedur Peyimpanan Arsip

1. Mengindeks

Mengindeks adalah menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya.

2. Memberi kode

Setelah pokok masalahnya ditemukan atau diketahui, langkah selanjutnya ialah mencocokkan pokok masalah tersebut dengan daftar indeks yang telah disediakan untuk menentukan kodenya.

3. Mensortir

Arsip-arsip yang akan disimpan setelah selesai diberi kode, arsip-arsip yang mempunyai kode sama dikelompokkan menjadi satu.

4. Menyimpan Arsip

Sebelum dilakukan penyimpanan, diterapkan terlebih dahulu :

- Dalam filling cabinet yang berkode apa

Contohnya : “KU” atau Keuangan

- Di belakang guide apa

Contohnya : “Anggaran”

- Di dalam folder yang berkode apa

Contohnya : “APBD Pembangunan”

5. Proses Penemuan Arsip

1. Menentukan pokok masalahnya

Pokok masalah arsip yang akan dikeluarkan dapat dilihat melalui kartu atau lembar pinjam arsip.

2. Menentukan kode arsip

Dengan diketahui kode arsipnya, selanjutnya dapat diketahui pula di dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder kode apa arsip yang akan dipinjam itu disimpan.

3. Pengambilan arsip

Setelah diketahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui dimana arsip yang diperlukan itu disimpan.

6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan antara lain dikatakan bahwa, untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan pemerintahan Negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.

6.1 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan, untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut :

1. Pengaturan Ruangan

• Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Suhu udara dalam ruangan berkisar antara 65° F sampai 75° F dan kelembaban udara sekitar 50% dan 65%.
• Ruangan harus terang dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. 
• Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
• Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
• Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
• Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama atau serangga perusak pemakan arsip.
• Lokasi ruang atau gedung penyimpan arsip hendaknya terbebas dari tempat-tempat industri.
• Ruangan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.

2. Kebersihan

• Sekurang-kurangnya seminggu sekali, ruangan dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Jangan mempergunakan sapu, karena debu akan berhamburan/beterbangan.
• Arsip-arsip harus bersih dari karat. Apabila arsip menggunakan penjepit (paper clip), pergunakanlah paperclip yang dibuat dari plastik.

6.2 Pengamanan arsip 

1. Pengamanan Arsip dari Segi Informasinya

Dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sbagai berikut :

• Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip, sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
• Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini, dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun

2. Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamaan kertas arsip dari segi kerusakan. Penggunaan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain : 

a. Restorasi

Restorasi adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama.

b. Laminasi Arsip adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindung dan aman dari bahaya air, udara (lembab, kering) dan serangga pemakan/perusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan lebih tahan lama untuk disimpan.

c. Micro Film

Arsip-arisp yang sudah rusak, rapuh sehingga tidak dapat direstorasi apalagi dilaminasi, apabila arsip-arsip itu masih mempunyai nilai, perlu dimicrofilmkan.

7. Azas Kearsipan

Dilihat dari kearsipan azas penyimpanan arsip dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu sebagai berikut :

1. Azas Sentralisasi

Adalah semua data-data disimpan terpusat pada satu tempat atau pelaksanaan pengelolaan data yang dipusatkan pada suatu unit data.

2. Azas Desentralisasi

Adalah tiap-tiap unit atau departemen membedakan sistem data sendiri, atau pelaksanaan perolehan data yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.

3. Azas Campuran

Adalah azas yang mengkombinasikan antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi. Dalam azas campuran ini tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri penyimpanan datanya karena mempunyai spesifikasi data tersendiri.

8. Pengawasan Pemakaian Arsip

Pengawasan yang menyangkut kegiatan kearsipan, meliputi pengawasan penyimpanan tata warkat, juga pengawasan terhadap pengeluaran kembali tata warkat tersebut. Kelalaian dari kegiatan pengawasan ini bisa menyebabkan arsip hilang, terselip, ataupun sulit ditemukan kembali.

Pengeluaran benda-benda arsip ini biasanya melalui 2 (dua) faktor, yaitu :

1. Faktor Peminjaman

Yang dimaksud peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega kerja dari unit kerja lain dalam organisasi.

2. Faktor Pelayanan

Arsip sering digunakan untuk membantu pelayanan kepada langganan (nasabah), karyawan sesama unit kerja, atau karyawan dari unit kerja lain. Pada waktu-waktu tertentu, pada setiap tahun dilakukan evaluasi untuk mengetahui efisiensi pelayanan arsip. Untuk mengukur efisiensi dapat dilakukan dengan membandingkan antara arsip yang tidak diketemukan dengan yang ditemukan.

Rumus :

Jumlah arsip yang tidak diketemukan x 100% = % tidak diketemukan

Jumlah arsip yang ditemukan

Apabila jumlah arsip yang tidak diketemukan lebih dari 30% menunjukkan adanya suatu masalah. Oleh karena itu, perlu di teliti sebab-sebabnya. Apabila arsip yang tidak diketemukan adalah arsip yang berkali-kali dipinjam oleh unit kerja tertentu, maka perlu dilakukan pengkajian pada unit yang bersangkutan. Dapat saja terjadi pada waktu mengembalikan arsip dalam keadaan tidak lengkap lagi. Jika kemungkinan ini tidak terjadi, karena penataannya yang tidak benar.

9. Peminjaman Arsip

Arsip aktif atau inaktif bersifat tetutup. Oleh sebab itu, perlu diatur atau ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya, baik untuk keperluan intern maupun ekstern dalam suatu organisasi.

Hal-hal yang perlu diatur antara lain :

• Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman
• Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
• Penetapan jangka waktu peminjaman
• Tatacara peminjaman arsip
• Semua peminjam arsip harus dicatat pada Lembar Peminjaman Arsip rangkap 3 (tiga) dengan fungsi amsing-masing :

1. Lembar Peminjam Arsip 1 (putih) disimpan oleh Penyimpan Arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman.
2. Lembar Peminjam Arsip II (hijau) oleh Penyimpan Arsip diletakkan di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
3. Lembar Peminjam Arsip III (biru) disertakan pada peminjam

10. Penyusutan, Pemindahan, dan Penghapusan Arsip

Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut :

1. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
2. Memusnahkan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI.

Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk :

1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.
3. Mempercepat penemuan kembali arsip.
4. Menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

10.1 Pedoman Penyusutan

Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah, atau arsip tersebut disimpan permanen.

Guna jadwal (Daftar Retensi) adalah sebagai berikut :

1. Kegunaan Administratif

• Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
• Memudahkan pencarian arsip aktif
• Menghemat ruangan, perlengkaan, dan biaya
• Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
• Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional

2. Kegunaan Ilmiah

Arsip inaktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah

10.2 Pelaksanaan Penyusutan

1. Langkah Umum

a. Weeding (menyiangi), yaitu mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila :

Jumlah penggunaan x 100% = 5% (lebih kecil dari 5%)

Jumlah arsip dalam file

Maka : arsip tersebut baru boleh disusutkan

b. Menyiapkan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan.

c. Membuat catatan berupa daftar arsip yang akan disusutkan.