TUGAS, PERAN, DAN KOMPETENSI MANAJER

TUGAS, PERAN, DAN KOMPETENSI MANAJER

Ada beberapa cara untuk kita agar mengetahui bagaimana kerja manajemen. Salah satunya adalah membagi tugas manajer ke beberapa kategori. Cara yang kedua adalah dengan melihat tipe peran manajer yang berbeda-beda dalam suatu perusahaan. Peran adalah ranggkaian khusus yang berhubungan dengan suatu pekerjaan. Cara yang ketiga adalah melihat keahlian para manajer terhadap pekerjaannya. Masing-masing cara ini akan membantu kita agar paham tentang proses manajemen.

1. Tugas Manajer

Manajer di semua organisasi, mulai dari bisnis kecil sampai besar terlibat dalam beberapa aktivitas dasar. Aktivitas ini dibagi jadi beberapa kategori.

1. Planing

Inti dari perencanaan ini untuk memutuskan tujuan-tujuan apa yang akan dilakukan untuk masa depan dan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan itu.

2. Organizing 

Pengorganisasian ini untuk mengelompokkan aktivitas, menetapkan aktivitas, dan menyediakan otoritas yang diperlukan untuk melakukan aktivitas.

3. Staffing 

Menentukan sumberdaya manusia yang dibutuhkan dan merekrut, memilih, melatih, dan mengembangkan sumberdaya manusia.

4. Leading 

Mengarahkan, menghubungkan perilaku manusia ke arah pencapaian tujuan.

5. Controlling

Mengukur kinerja terhadap tujuan, menentukan penyebab penyimpangan, dan mengambil tindakan perbaikan ketika dibutuhkan.

2. Peran Manajer

Peran dan keterampilan manager biasanya diperlukan oleh semua manajer, tanpa terkecuali. Manajer punya otoritas, atau kekuatan, dalam organisasi dan menggunakannya dengan banyak cara. Untuk menggunakan otoritas terbaiknya, manajer mengambil peranan yang berbeda.

Menurut Mintzberg, dalam bukunya yang berjudul The Manager’s Job, peran manajer adalah sebagai berikut:

“Henry Mintzberg offers us an interesting analysis of the nature of managerial roles. In the mid-1970s he closely observed the day-to-day activities of a group of CEOs. From his observations, Mitzberg suggested that the formal authority granted to managers by the organization is accompanied by a certain degree of status. This status facilitates interpersonal relathionships with supriors, peers, and subordinates. Thesa individuals, in turn, povide managers with the information they need to make decisions. From this analysis, he concluced that managers play several different roles and that these roles fall into three basic categories : interpersonal, informational, and decsional.”

Dari kutipan diatas, dapat disimpulkan bahwa Henry Mintzberg menawarkan analisis menarik tentang peran manajer. Pada pertengahan 1970an, Henry melakukan pengamatan pada perkumpulan CEO (chief executive officer). Dari pengamatannya, henry menyarankan bahwa kewenangan formal yang diberikan kepada manajer oleh organisasi disertai dengan tingkat status tertentu. Status tersebt menyebabkan manajer melakukan hubungan interpesonal dengan atasan, rekan sejawat, dan bawahan yang pada gilirannya memberikan kepada manajer informasi yang mereka butuhkan untuk mengambil keputusan. 

Dari analisis ini dapat disimpulkan bahwa manajer memainkan peran yang berbeda dan Peranan manajer menurut Henry Mintzbergini dibagi menjadi tiga kategori :

1. Peranan interpersonal
2. Peranan hubungan informasional
3. Peranan membuat keputusan. 

1. Interpersonal roles (peranan interpersonal)

Peran manajer antari ndividu ini yaitu tentang hubungan manajer dengan orang lain. Seorang manajer memainkan sebuah peran interpersonal dengan memberikan kepemimpinan dalam perusahan atau interaksi dengan orang lain di luar organisasi. Peran interpersonal sendiri terdiri dari tiga bagian :

a. Figurehead (bukan pemimpin sesungguhnya)

Manajer berfungsi sebagai perwakilan resmi dari unit atau organisasi tertentu. Manajer sering diminta untuk melayani sebagai figurehead ini,tugasnya hanya ceremonial (upacara) dan simbolik. seperti : menyambut dan menyalamitamu, menghadiri upacara pembukaan dengan pemotongan pita,menandatangani dokumen resmi, dan sejenisnya.

b. Leader (pemimpin)

Manajer berfungsi memandu dan memotivasi staffnya dan bertindak yang memberi efek positif di tempat kerja. Misalnya mempekerjakan, melatih, dan memotivasi pegawai. Seorang manajer baik formal maupun non formal menunjukkan kepada bawahannya bagaimana mengerjakan sesuatu, bagaimana jika harus melakukan sesuatu di bawah tekanan, dan kapan seseorang harus terlibat dalam kepemimpinan di suatu perusahaan.

c. Liaison (penghubung)

Sebagai penghubung (liaison), yaitu berhubungan dengan orang yang bukan bawahan atau atasannya (misalnya dengan rekannya dalam organisasi atau dengan pelanggan, kreditur, investor, pemasok, dan para pihak luar organisasi lainnya). Dalam peran ini, manajer berhubungan dengan orang di luar organisasi secara berkelanjutan .Manajer melakukan peran ini dengan mempertahankan jaringan informasi atau kontak baik di dalam maupun di luar organisasi menggunakan e-mail, telepon, maupun rapat. Misalnya, manajer melakukan hubungan kerja dengan pemasok, dan ketika tenggat waktu atau deadline dan dia kekurangan pasokan bisa langsung memanggil “kontak” di pemasok untuk mendapakan kekurangan pasokan, dengan hal ini dia telah menjalankan peran seorang manajer sebagai penghubung.

2. Informational roles (peran manajer sebagai sumber informasi)

Peran ini meminta seorang manajer untuk menyediakan pengetahuan, berita, atau saran kepada pekerja. Dalam peran ini, manajer sebagai titik strategis untuk mengumpulkan dan menyebarkan informasi. Seorang manajer mengisi peran ini misalnya dengan memegang rapat, atau menemukan cara lain dengan membiarkan pekerja mengetahui tentang pentingnya aktivitas bisnis. Ada tiga kategori yang masuk dalam peran informasional:

a. Monitor (pemantau)

Dalam peran ini, manajer secara kontinu harus mencari dan menerima informasi, mempertahankan kontak personal dan informasinya bermanfaat dan efisien. Intinya manajer secara aktif mencar informasi,menerima dan mengumpulkan informasi. 

b. Disseminator (penyebar)

Disini manajer mendistribusikan informasi dalam organisasi. Misalnya manajer menyebarkan informasi kepada bawahannya, menyebarkan informasi ke organisasi lain, mengirim memo dan laporan, membuat panggilan telepon. Disini manajer muncul sebagai link penting dalam rantai organisasi komunikasi. 

c. Spokesperson (juru bicara)

Manajer menyampaikan informasi dan mendistribusikan informasi di luar unitnya atau di luar organisasi. Sebagai contoh seorang manajer pabrik dapat mengirimkan informasi untuk manajer tingkat atas sehigga pengetahuan mereka akan kegiatan pabrik lebih baik lagi. Mengirimkan informasi ke luar bisa melalui melalui pidato, laporan, memo.

3. Decisional roles (peran manajer sebagai pengambil keputusan)

Di dalam peran ini, seorang manajer memainkannya ketika membuat perubahan di kebijakan, menyelesaikan masalah, dan memutuskan apa yang terbaik yang digunakan untuk sumberdaya. Peran ini terdiri dari :

a. Enterpreneur (wirausaha)

Manajer sebagai inisiat perubahan. Memulai proyek perbaikan, mengidentifikasi ide, mendelegasikan tanggung jawab kepada yang lainnya. Contohnya : manajer dibolehkan mengenali masalah atau kesempatan untuk dieksploitasi. dan manajer bisa menginisiatif perubahan untuk suatu keadaan atau situasi. Sebagai langkah berikutnya, bukan dimulai oleh manajer tetapi oleh beberapa individu atau kelompok lain.

b. Disturbance handler (pengendalian gangguan)

Manajer sebagai perannya yaitu pengendalian gangguan. Gangguan bisa mencakup msalah pemogokan, pelanggaran hak cipta. manajer memutuskan bagaimana jika ada konflik terjadi antara bawahan yang harus diputuskan dan langkah-langkah ketika seorang karyawan atau bawahan tiba-tiba mengundurkan diri atau kehilangan seorang pelanggan penting. Semua ini termasuk dalam peran pengendalian ini. 

c. Resource allocator (pengalokasi sumberdaya)

Disini manajer memutuskan bagaimana suatu organisasi akan menggunakan sumber dayanya, jadwal, pendanaan, maupun prioritas. Manajer memutuskan siapa sumberdaya yang akan di unit tertentu dan siapa yang akan memiiki akses untuk wajtu manajer. Sebagai contoh manajer mengalokasikan dana dalam anggaran operasional unit antara anggota unit dan proyek.

d. Negotiator (perunding)

Disini manajer berperan melakukan negosiasi kontrak utama dengan organisasi atau individu lain. Misal seorang manajer melakukan perundingan sebagai wakil perusahaan dengan manajer di lain perusahaan, Para manajer menggunakan banyak waktunya sebagai perunding karena hanya merekalah yang memiliki informasi dan otoritas yang dibutuhkan seorang perunding. Sebagai contoh manajer dapat menegosiasikan serikat kontrak, perjanjian dengan konsultan, atau hubungan jangka panjang dengan pemasok.

3.Kompetensi Manajer

Kompetensi manajer diperlukan dalam tujuan untuk menyatu padukan semua unsur-unsur yang ada dalam suatu prusahaan atau instansi tersebut ke dalam tendensi praktek perusahaan. Jadi, dengan kata lain bahwa perusahaan-perusahaan di dunia menggunakan kompetensi untuk menemukan dan mengatur perusahaan dalam performa yang tinggi. Kompetensi seorang manajer terdiri dari gabungan antara keterampilan, kemampuan, pengetahuan dan sikap manajemen.

1. Pengetahuan Manajer

Seorang manajer perusahaan atau instansi harus memiliki wawasan yang luas tentang segala hal yang menunjang kegiatan perusahaan atau instansinya, misalnya industri perusahaan dan managemen fungsional sumber daya. Selain itu manajer juga harus mengerti Informasi (Information literacy) yaitu meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap-tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain. Serta harus memahami persaingan tuntutan dari kelompok stakeholder yang berbeda, memahami bagaimana kegiatan bisnis inti menciptakan peluang bagiaktor-aktor lain

dalam masyarakat dan bagaimana perusahaan dapat memberikan kontribusi kepada masyarakat, memahami risiko sosial dan lingkungan dan peluang yang dimiliki perusahaan dan perusahaan sektor industri, dan memahami perdebatan kelembagaan pada perandan legitimasi perusahaan.

2. Kemampuan Manajer

Seorang manajer dituntut memiliki kemampuan yang tinggi agar mampu menjalankan tugasnya dengan baik. Kemampuan manajerial merupakan kemampuan pengelolaan organisasi, diantaranya manajemen SDM, manajemen keuangan, manajemen operasi, manajemen pemasaran, manajemen strategik, dsb. Tuntutan kemampuan berdasarkan tingkatan bisa dilihat dalam gambar berikut.

Dalam mengukur kemampuan seseorang tenaga kerja, misalnya guru, dosen, dan lain lain biasanya digunakan cara sertifikasi, yaitu dengan melakukan serangkaian tes dengan tujuan untuk melakukan standarisasi kemampuan bagi para tenaga kerja yang siap bekerja dilapangan. Dengan kata lain, seorang tenaga kerja yang memiliki kemampuan yang memenui standar akan mendapatkan sertifikat yang menunjukan bahwa orang tersebut telah memenuhi standar kemampuan dan layak untuk bekerja sesuai dengan bidangnya.

Kemampuan manajer ini dapat diuji dengan adanya sertifikasi manajer. Sertifikasi ini dapat menjadi bukti bahwa seseorang memiliki kemampuan manajerial dan memiliki kemampuan memanajemen sesuatu. Sertifikasi ini penting bagi seorang manajer guna menjamin kredibilitas kinerjanya.

3. Keterampilan Manajer

Robert L.ktz pada tahun 1970 mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

a. Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

b. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

c. Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

a. Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Karena waktu yang mereka miliki merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

b. Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager).

4. Sikap Manajer

Seorang manajer memiliki fungsi yang penting di dalam perusahaan, sehingga harus memiliki sikap yang profesional dalam berorganisasi. Sehingga apa yang menjadi tujuan dari perusahaan bisa tercapai dengan cara yang efektif dan efisien. Sikap manajemen tersebut meliputi kejujuran dan integritas, perspektif jangka panjang, buka pikiran, menghargai dan merangkul keanekaragaman, keyakinandan keberanian, dorongan untuk ketahanan persaingan, kapasitas untuk berpikir di luar kotak.

Dapat disimpulkan bahwa manjadi seorang manajer itu tidak gampang, banyak hal yang harus dikuasai, semua peran harus dilaksanakan dengan baik serta semua kompetensi mutlak dimiliki seorang menajer. Karena memang posisi menjadi seorang manajer itu sangat penting, sangat berpengaruh pada berjalannya suatu perusahaan. Sehingga apabila ada kekurangan pada manajernya, pasti akan berdampak luas bagi perusahaan.