Defenisi Relations, Fungsi Public Relations dan Tujuan Publik Relations

Teori Khusus

1 Public Relations

Penulis menemukan bahwa definisi dari Public Relation sangat beragam, karena itu penulis akan memaparkan definisi Public Relation dari beberapa pakar yang dikutip dari buku “Handbook Of Public Relation” karya Elvinaro Ardianto, tahun 2011, halaman 8, sebagai berikut:

• Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap-sikap publik, mengidentifikasi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan public dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan publik. 
• Sementara menurut Denny Griswold (Wilcox,dkk.2006), PR adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi publik, memperkenalkan berbagai kebijakan dan prosedur dari suatu individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan membuat perencanaan, serta melaksanakan suatu program kerja dalam upaya memperoleh pengertian dan pengakuan publik.
• Sedangkan menurut J.C. Seidel PR adalah proses kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill (itikad baik) dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan public yang lebih luas; ke dalam mengadakan analisis, sedangkan ke luar memberikan pernyataan-pernyataan.

Dari ketiga definisi tentang Public Relation diatas, dapat disimpulkan bahwa Public Relation adalah sebuah fungsi manajemen yang bersifat berkelanjutan (kontinu) yang didalam nya adalah usaha-usaha untuk menilai dan mengevaluasi sikap publik yang lalu memperkenalkannya kedalam sebuah organisasi serta melaksanakan rencana kerja atas dasar kepentingan masyarakat banyak (public) dalam upaya nya untuk memperoleh itikad baik (goodwill), pengertian publik, dan pengakuan publik.

2. Fungsi Public Relations

Dalam buku professional Public Relations (2011), pakar Public Relations internasional, Cutlip & Centre and Canfield (1982) merumuskan fungsi Public Relations sebagai berikut :

1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).
2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tercapainya tujuan dan manfaat bersama.
5. Menciptakan komunikasi dua arah dan timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.

Fungsi humas bersifat melekat pada manajemen organisasi/perusahaan. Yaitu bagaimana humas dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah atau timbal balik antara organisasi/lembaga yang diwakilinya dengan publik, yang artinya peranan ini turut menentukan sukses atau tidaknya misi, visi dan tujuan bersama dari organisasi/lembaga tersebut.

3 Peran Public Relations

Peranan PR dalam suatu perusahaan akan sangat terlihat jika suatu organisasi terlihat aktif, bertanggung jawab dan menciptakan manfaat bagi masyarakat, maka orang-orang akan tertarik untuk bergabung dan akan simpatik pada perusahaan. Hal yang sebaliknya, jika suatu perusahaan bernuansa tidak aktif, tidak didukung penuh oleh anggota perusahaan maka kemungkinan sukses nya kecil.

Mirip dengan hal yang telah diungkapkan di atas, seorang konsumen akan lebih suka membeli produk-produk atau jasa dan suatu perusahaan yang terkesan ramah, penuh perhatian kepada para karyawannya maupun kepada masyarakat. Image yang baik merupakan hasil dari Public Relations yang di manage dengan baik (Edy Sahputra, 2011:8).

Peran Public Relations secara umum adalah dua arah yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan berorientasi ke luar (outward looking). Dalam Ruslan (2003) Menurut Henry Fayol ada beberapa kegiatan dan sasaran Public Relations adalah :

1. Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image).

• Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.
• Mendukung kegiatan komunkasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

2. Menghadapi krisis (facing of crisis)

a. Menangani keluhan dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan public relations recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

3. Mempromosikan aspek kemasyarakatkan (promotion public causes)

• Mempromosikan yang menyangkut kepentingan publik
• Mendukung kegiatan kampanye sosial yang dilakukan pemerintah contohnya, kampanye sosial anti merokok, anti narkoba dan lain-lain. (Dalam buku Edy Sahputra sitepu,2011:32)

Selain itu peranan PR dalam suatu organisasi menurut Dozier & Broom, 1995 dalam buku Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi terbagi menjadi empat kategori :

1. Penasehat Ahli (Expert Prescriber)

Seorang praktisi pakar public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Public Relationship). Hubungan praktisi pakar dengan manajemen organisasi seperti hubungan antara dokter dan pasiennya. Artinya , pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari pakar PR (expertpresciber) tersebut dalam memecahkan dan mengatasi persoalan publik relations yang tengah dihadapi oleh organisasi berangkutan.

2. Fasillitator Komunikasi ( Communication Fasilitator)

Dalam hali ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, dia juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.

3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem solving process fasilitator)

Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan public relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat hingga mengambil tindakan eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

4. Teknisi Komunikasi (Communication technician)

Berbeda dengan tiga peranan praktisi PR profesional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Peranan communication technician ini menjadikan praktisi PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in organization. Sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan, yaitu secara teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat atasan.

4 Tujuan Public Relations

Tujuan PR terlebih dahulu dibagi menjadi 2 yaitu tujuan PR dari kegiatan Internal dan Eksternal, Tujuan PR berdasarkan kegiatan internal relations dapat mencakup ke dalam beberapa hal yaitu :

1. Mengadakan suatu penilaian terhadap sikap tingkah laku dan opini publik terhadap perusahaan, terutama ditujukan kepada kebijaksanaan perusahaan yang sedang dijalankan.
2. Mengadakan suatu analisa dan perbaikan terhadap kebijaksanaan yang sedang dijalankan, guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dengan tidak melupakan kepentingan publik.
3. Memberikan penerangan kepada publik karyawan mengenai suatu kebijaksanaan perusahaan yang bersifat objektif serta menyangkut kepada berbagai aktivitas rutin perusahaan.
4. Merencanakan bagi penyusunan suatu staff yang efektif bagi penugasan yang bersifat internal public relations dalam perusahaan tersebut.

Tujuan dari Public Relations berdasarkan bentuk kegiatan eksternal relations, yaitu :

1. Memperluas langganan atau pemasaran.
2. Memeperkenalkan sesuatu jenis hasil produksi atau gagasan yang berguna bagi publik dalam arti luas.
3. Mencari dan mengembangkan modal.
4. memeperbaiki citra perusahaan terhadap pendapat masyarakat luas, guna mendapatkan opini publik yang positif.