Memahami Ta’aruf Dalam Suatu Proses Khithbah

Memahami Ta’aruf Dalam Suatu Proses Khithbah

Pendahuluan

Keinginan untuk dapat saling mengenal satu sama lain antara seorang ikhwan dan akhwat karena adanya rasa ketertarikan merupakan salah satu manifestasi (penampakan) dari adanya naluri melestarikan keturunan (gharizatu an-naw’) pada diri seseorang yang muncul karena telah terjadinya interaksi diantara mereka baik secara langsung maupun tidak langsung. Keingintahuan seorang ikhwan terhadap seorang akhwat atau sebaliknya, terkadang mampu mendorong seseorang untuk melakukan upaya ’pedekate’. Mulai dari sekedar ingin tahu namanya, nomor HP/ telponnya, bahkan bisa lebih jauh dari sekedar itu.

Tentunya bagi seorang muslim, salah satu penampakan gharizatu an-naw’ ini tetap memerlukan adanya pemahaman dan penyikapan yang terbaik, karena tidak ada jaminan bahwa seorang yang dijuluki sebagai aktifis dakwah sekalipun dapat dengan mudah menempatkan keinginan tersebut secara wajar apalagi ketika gejala ini terus-menerus menjangkiti dirinya. Sehingga jangan heran apabila dalam hari-hari yang dilaluinya semula selalu nampak ceria, berikutnya mendadak malah menjadi muram ketika ia selalu teringat kepada seseorang yang ingin dikenalnya namun orang tersebut tak kunjung jua mendekatinya. Jangan heran pula, jika dalam hari-hari yang semula terasa mendung, mendadak menjadi hari yang cerah-ceria ketika seseorang yang selalu mampir dalam ingatannya itu tiba-tiba berkirim sms, e-mail atau sekedar menitipkan salam baginya melalui seorang sahabat J. Tentu kalau sudah begini bisa lebih repot urusannya jika gejala yang menjangkiti mereka berdua tidak segera mendapatkan therapy yang syar’i, yaitu segera melakukan khithbah. Khithbah dilakukan agar keinginan untuk mengenal (ta’aruf) seseorang satu sama lainnya secara lebih jauh dapat dilakukan dalam batasan-batasan dan untuk mencapai tujuan yang diperbolehkan oleh syara’.

Dalam melakukan proses khithbah (meminang) maka tujuan yang hendak dicapai dalam proses ini adalah agar dimilikinya keyakinan yang kuat bagi kedua belah pihak untuk dapat memutuskan sikap apakah segera melanjutkan pada pernikahan atau bahkan segera menghentikan (membatalkan) khithbah tersebut. Jadi mengkhitbah bukan sekedar ingin saling kenal tanpa memahami tujuan yang seharusnya dicapai atau bahkan malah melakukan hal-hal yang dapat menjerumuskan kepada maksiat. Keputusan yang diambil oleh kedua belah pihak, baik untuk segera menikah ataupun segera membatalkan khithbah, merupakan keputusan yang harus didasarkan pada adanya alasan-alasan syar’i yang telah difahami dengan jelas dan diyakini oleh keduanya.

Keputusan untuk segera menikah boleh disepakati oleh keduanya apabila telah merasa cukup saling mengenal dan memahami satu sama lain serta adanya kesiapan yang matang dari berbagai hal yang menunjang pelaksanaan pernikahan. Sedangkan keputusan agar sebaiknya khithbah dibatalkan, dapat disepakati oleh kedua belah pihak apabila satu sama lain saling merasa tidak ada kecocokan atau karena adanya hambatan-hambatan lain yang membuat keduanya bersepakat untuk membatalkan khithbah. Adapun berbagai argumen dan informasi yang menguatkan kedua belah pihak untuk dapat menetapkan suatu keputusan (aqad nikah atau khithbah dibatalkan) dapat diperoleh dengan cara dilakukannya proses saling mengenal dan memahami (ta’aruf) tersebut terlebih dahulu terhadap satu sama lainnya sesuai dengan cara-cara yang ma’ruf pula. 

Oleh karena itu pemahaman mengenai ta’aruf juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan terutama bagi mereka yang akan dan sedang dalam menjalani proses khithbah. Sebab dalam praktiknya ada juga kasus dimana sepasang Hamba ﷲﺍ SWT yang sebelumnya saling memiliki perasaan menyukai, mencintai atau menyayangi satu sama lain kemudian memutuskan untuk menjalani proses khithbah. Namun di tengah-tengah jalannya proses tersebut, salah satu pihak membatalkannya tanpa didasari pada hujjah (argumen) yang syar’i (yang bersifat prinsip/pokok), misalnya karena alasan-alasan berikut: 

• sepertinya saya sudah merasa bosan dengan dia (kalau terjadi seperti ini, mungkin sebelumnya bisa jadi telah melakukan pelanggaran syari’at dalam menjalani khithbah, sehingga berani mengungkapkan kata ‘bosan’)’
• saya melihat dia bukan calon pasangan yang setia, buktinya kemarin saya lihat dia naik becak bersama seorang laki-laki! (padahal ikhwan itu adalah tukang becaknya, karena tidak mungkin akhwat yang mengayuh becaknya sendiri J)’
• saya benci dengan dia, sebab waktu kemarin bertemu di jalan dia tidak menyapa saya sama sekali (padahal mungkin saja dia sedang buru-buru sehingga tidak sadar bahwa yang berpapasan dengannya adalah kita)’, ataupun 
• Dia sudah tidak perhatian lagi, masa kalau disms membalasnya satu jam kemudian (padahal mungkin saja pulsanya habis, hpnya tertinggal, sedang sibuk/tertidur, dsb).

Berbagai argumen di atas merupakan hal-hal sederhana, namun bisa menjadi hal-hal yang rumit dan besar ketika dipolitisasi oleh hawa nafsu serta tidak didasari oleh ilmu dan fikiran yang positif (khusnuzhan) dalam menyikapinya. Bahkan karena argumen di atas pula, suatu proses khithbah bisa jadi berantakan alias batal. Padahal tindakan seperti ini merupakan kecerobohan yang dilakukan oleh seorang muslim yang lebih terdorong oleh sentimen emosional ketimbang oleh kejernihan fikiran dan hatinya, sehingga ia tidak dapat mengidentifikasi, memahami dan menyelesaikan permasalahan tersebut dengan seharusnya ketika tidak mampu saling mengenal dan memahami satu sama lain secara syar’i. Di sinilah kedewasaan berfikir dan bersikap dari kedua insan yang akan mengarungi kehidupan berumah tangga mulai dituntut agar dapat berperan nyata.

Pengertian Ta’aruf

Berta’aruf artinya berupaya untuk dapat saling mengenal dan memahami satu sama lain baik untuk keperluan yang umum maupun keperluan yang khusus dengan cara-cara yang ma’ruf (sesuai syari’at). Aktifitas berta’aruf terjadi karena memang ﷲﺍ SWT menciptakan manusia antara satu sama lainnya dengan saling memiliki perbedaan agar dapat saling mengenal pula. ﷲﺍ SWT berfirman:

’Dan diantara tanda-tanda (kebesaran)-nya ialah penciptaan langit dan bumi, perbedaan bahasamu dan warna kulitmu. Sungguh pada yang demikian itu benar-benar terdapat tanda-tanda bagi orang yang mengetahui’ (TQS. Ar-Ruum [30]:24)

’Hai manusia sesungguhnya kami telah menciptakan kalian dari seorang pria dan seorang wanita, lalu menjadikan kalian berbangsa-bangsa dan bersuku-suku agar kalian saling mengenal’ (TQS. Al-Hujurat [49]:13)

Berdasarkan ayat di atas, maka aktifitas saling mengenal antara seorang manusia dengan yang lainnya merupakan aktifitas yang lumrah dilakukan karena fitrah manusia memang diciptakan saling berbeda-beda. Sebagai seorang muslim, arahan kita dalam menjalani kehidupan umum adalah kita diperintahkan oleh ﷲﺍ Swt untuk dapat saling mengenal, bahkan dianjurkan pula saling mengikatkan silaturrahim dan berbuat kebaikan terhadap satu sama lain yang semuanya dilakukan dalam rangka ketaatan kepada ﷲﺍ Swt. Dari nu’man bin basyir bahwa rasulullah Saw bersabda:

’Perumpamaan orang-orang mu’min dalam hal berkasih sayang dan saling cinta-mencintai dan mengasihi diantara mereka adalah seperti satu tubuh. Apabila salah satu anggota tubuh merasa sakit, maka seluruh anggota tubuh yang lain merasakan sakit dengan tidak bisa tidur dan merasakan demam (Mutafaq ’Alaih)’

Imam muslim meriwayatkan dari ’iyadh bin himar, ia berkata, aku mendengar Rasulullah Saw bersabda:

’Penghuni syurga itu ada tiga golongan. Pertama, penguasa yang adil, suka bersedekah, dan sesuai (dengan syari’at). Kedua, orang yang penyayang, hatinya mudah terenyuh untuk membantu kerabat, serta berserah diri (kepada Alloh SWT). Ketiga, orang yang menjaga kesucian diri dan menjadikan orang lain suci atas perlindungannya’

Jarir bin abdullah berkata bahwa rasulullah saw bersabda:

Alloh SWT tidak akan memberikan rahmat kepada orang yang tidak menyayangi manusia (HR. Muslim)

Sedangkan untuk keperluan yang khusus (khithbah), maka ta’aruf dilakukan untuk tujuan saling mengenal dan memahami berbagai karakter, kebiasaan, kondisi fisik, kesiapan materi/non-materi, dan sebagainya yang semuanya dilakukan dalam rangka proses mempersiapkan sebuah rumah tangga. Sehingga berta’aruf dalam konteks ini bukan hanya sekedar mengenal nama dan wajah seseorang saja, tetapi boleh mengenal hal-hal lebih dari itu, asalkan tetap mengikuti ketentuan syari’at. Dari Jabir Bin ’Abdillah, Rasulullah Saw bersabda:

• ’Apabila seseorang diantara kamu meminang seorang perempuan, jika ia dapat melihat lebih dahulu apa yang menjadi daya tarik untuk menikahinya, hendaklah ia melakukannya (HR. Abu Daud)’
• Dari mughirah bin syu’bah, ia pernah meminang seorang perempuan, lalu Rasulullah Saw bersabda kepadanya:
• ’Sudahkah engkau melihatnya? Jawabnya ’belum’. Beliau bersabda:’lihatlah dia terlebih dahulu agar nantinya kamu berdua dapat hidup bersama lebih langgeng (dalam keserasian berumah tangga). (HR. An-nasa’i, Ibnu Majah, dan Tirmidzi. Hadits hasan)’

Dari Abu Umaid As-Sa’idi, bahwa Rasulullah Saw bersabda:

’Bila seseorang diantara kamu meminang seorang perempuan, tidak berdosa ia melihatnya, asalkan melihatnya hanya untuk kepentingan meminang, sekalipun perempuan itu sendiri tidak tahu. (HR.Ahmad).’

Melihat seorang akhwat yang dikhithbah tentu bukan sekedar melihat fisiknya (kecantikannya) tetapi juga melihat berbagai hal (non-fisik) yang diperlukan untuk menguatkan keputusan memilih akhwat tersebut seperti karakter, kebiasaan, perangai, ketakwaannya dalam beribadah, dan beberapa hal lainnya sehingga seorang ikhwan dapat menyimpulkan bahwa ia merupakan akhwat yang memang didambakan karena kesolehannya. Hal yang sama juga berlaku bagi seorang akhwat dalam menilai dan mempertimbangkan seorang ikhwan yang sedang mengkhithbahnya, sehingga dapat disimpulkan ia adalah seorang ikhwan yang cocok dengan keinginan saya, karena saya menemukan kesolehannya.

Dengan demikian, berta’aruf dapat difahami sebagai aktifitas yang boleh dilakukan oleh seorang muslim baik untuk keperluan umum maupun keperluan khusus. Namun, apabila ta’aruf dilakukan untuk keperluan khusus (khithbah), maka khithbahnya sendiri harus dilakukan terlebih dahulu baru kemudian diperbolehkan untuk mengetahui secara lebih jauh sisi kehidupan seseorang yang dikehendaki menjadi calon pasangan hidupnya tersebut.

Ketentuan-Ketentuan Dalam Ta’aruf

a. Ketentuan Umum Syari’at 

Dalam melakukan ta’aruf, baik untuk keperluan umum maupun keperluan khusus (khithbah) ini tetap wajib memperhatikan batasan-batasan syariat, terutama jika interaksi tersebut terjadi antara laki-laki terhadap perempuan serta sebaliknya. Beberapa ketentuan syari’at tersebut menurut an-nabhaniy (2001:26) antara lain:

Pertama, menundukan pandangan. ﷲﺍ Swt berfirman:

’Katakanlah kepada laki-laki mukmin hendaklah mereka menahan pandangannya dan memelihara kemaluannya. Sikap demikian lebih suci bagi mereka. Sesungguhnya ﷲﺍ SWT Maha Tahu atas apa yang mereka perbuat. Katakanlah kepada wanita mukmin, hendaklah mereka menahan pandangannya dan memelihara kemaluannya’ (TQS An-Nur [24]:30-31)

Kedua, mengenakan pakaian yang menutup aurat (bagi wanita mengenakan khimar dan jilbab) serta tidak bertabarruj (berhias). Firman ﷲﺍ Swt:

• ’Janganlah mereka menampakan perhiasannya selain yang biasa tampak padanya. Hendaklah mereka menutupkan kerudung (khimar) ke bagian dada mereka (TQS. An-Nur [24]:31)
• Wahai nabi, katakanlah kepada istri-istrimu, anak-anak perempuanmu, dan wanita-wanita mukmin, hendaklah mereka mengulurkan jilbabnya ke seluruh tubuh mereka (TQS. Al-Ahzab [33]:59)

Ketiga, jangan berkhalwat (berdua-duaan) kecuali disertai mahramnya ataupun berikhtilath (campur-baur). Aktifitas yang terkategori berkhalwat adalah berkumpulnya seorang laki-laki dan seorang perempuan baik di tempat yang khusus/ umum tanpa disertai mahram ataupun tanpa adanya keperluan yang syar’i. Sedangkan beikhtilath adalah berkumpulnya laki-laki dan perempuan baik di tempat yang khusus/ umum baik disertai mahram/ tidak, namun tanpa adanya keperluan yang syar’i. Rasulullah Saw bersabda

Tidak diperbolehkan seorang pria dan wanita berkhalwat, kecuali jika wanita itu disertai mahramnya

Ibnu Abbas menuturkan bahwa Rasulullah Saw bersabda:

• Janganlah sekali-kali seorang pria berkhalwat dengan seorang wanita kecuali jika wanita itu disertai dengan seorang mahramnya. Tidak boleh pula seorang wanita melakukan perjalanan kecuali disertai mahramnya.
• Dalam hal ini perlu difahami lebih dalam mengenai pengertian tempat (kehidupan) khusus dan tempat (kehidupan) umum.

Keempat, hubungan kerjasama antara laki-laki dan perempuan hendaknya bersifat umum/muamalat seperti dalam urusan transaksi jual-beli, pendidikan dan kesehatan, bukan untuk aktifitas yang khusus seperti saling mengunjungi atau jalan-jalan bersama antara pria dan wanita yang bukan mahram. Adapun dalam rangka khithbah maka boleh saling mengunjungi tempat tinggal masing-masing, dan boleh berkomunikasi langsung, namun tetap ditemani mahramnya.

b. Hal-Hal Apa Saja Yang Boleh Diketahui

Kepentingan untuk mengenal seseorang yang dikehendaki agar menjadi pasangan hidup tentu berbeda dengan kepentingan untuk mengenal seseorang sebagai teman biasa atau untuk keperluan biasa, seperti mengenal teman sekelas, teman satu kost-an/ lingkungan tempat tinggal, ataupun mengenal seseorang terkait dengan kepentingan muamalah sehari-hari (transaksi jual-beli, kesehatan, pendidikan). Dalam mengenal seseorang untuk kepentingan yang biasa/umum maka seorang muslim diperbolehkan untuk mengetahui seseorang yang lain sebatas pada keperluan interaksi tersebut, misalnya sekedar mengetahui nama, nomor telpon, alamat rumah, dan lainnya asalkan sebatas pada keperluan umum (yang syar’i) tersebut saja, apapun jenisnya. Atau boleh juga mengetahui hal-hal yang lebih rinci asalkan kedua belah pihak telah saling meridhai dan bukan dimaksudkan untuk perbuatan maksiat, misalnya meminta data identitas seseorang tetapi untuk melakukan penipuan, pencurian, fitnah, dll. Maka hal ini tidak diperbolehkan.

Adapun dalam rangka khithbah, maka ta’aruf yang dilakukan adalah untuk mengenal sisi kehidupan yang lebih luas antara satu sama lainnya. Hal-hal yang boleh diketahui pun bukan hanya nama ataupun wajahnya saja, tetapi juga sisi kepribadiannya (cara berfikir dan berperilaku), keluarganya, lingkungannya, aktifitasnya, bahkan untuk hal-hal yang mubah sekalipun, seperti: warna kesenangan, makanan kesenangan, hobi, dsb. Baik secara langsung maupun melalui mahram atau orang lain yang dipercayakan. Semuanya itu dilakukan dalam rangka untuk saling menguatkan perasaan menyukai, mencintai dan menyayangi sehingga semakin kuat pula keinginan diantara mereka untuk segera beranjak kepada aqad pernikahan. 

Yang perlu difahami juga adalah perlu adanya kesadaran tentang keikhklasan dan keridhaan hati untuk menerima karunia yang ﷲﺍ Swt tunjukan, sehingga senantiasa bersyukur atas apa-apa yang ﷲﺍ SWT berikan baginya. Permasalahan menetapkan kriteria yang unggul (high level) bagi calon pasangan hidup yang diharapkannya merupakan hal yang mubah, namun memahami realitas terhadap fitrah manusia yang jauh dari kesempurnaan dalam banyak hal, juga merupakan keharusan. Apabila semata-mata kriteria fisik, materi, pendidikan, dan lainnya ternyata dijadikan kriteria utama, maka tentu hal ini tentu tidak tepat. Karena bagi seorang muslim baik laki-laki maupun perempuan senantiasa harus menjadikan kriteria keimanan dan ketakwaan kepada Alloh SWT swt sebagai kriteria utama. Oleh karenanya di sinilah kematangan ilmu dan sikap seorang muslim ditantang untuk berperan, yaitu bagaimana ia dapat mengambil sikap terbaik untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di hadapannya agar dikaitkan pula dengan pemahaman yang ia miliki. Dalam hal ini Rasulullah telah menuntun kita bahwa Beliau Saw bersabda:

”Barang siapa yang menikahi wanita karena semata kemuliaannya, niscaya ﷲﺍ Swt tidak akan menambahkan sesuatu kepadanya selain kehinaan. Barang siapa yang menikahi wanita hanya karena hartanya semata, niscaya ﷲﺍ Swt tidak akan menambahkan sesuatu kepadanya selain kefakiran. Barang siapa yang menikahi wanita karena keturunannya semata, niscaya ﷲﺍ Swt tidak akan menambahkan sesuatu kepadanya selain kerendahan. Barang siapa yang menikahi wanita karena hendak menundukan pandangannya atau untuk menjaga kehormatannya (kemaluannya) atau karena hendak menyambung tali persaudaraan, niscaya ﷲﺍ Swt akan memberkatinya di hadapan istrinya dan memberkati istrinya di hadapan suaminya” (HR. Abu Daud dan An-Nasa’i) 

Demikian pula kepada kaum wanita, Rasulullah pun telah memberikan pesan yang sama, agar jangan terpukau oleh hal-hal yang bersifat fisik dan materi dalam menetapkan pilihan pasangan hidup. Namun kriteria agama lah yang harus menjadi pertimbangan. Beliau saw mengingatkan:

Ika datang kepada kalian seorang laki-laki yang kalian ridhai agamanya dan akhlaknya, maka nikahkanlah, jika kalian tidak melakukannya maka akan datang kerusakan di muka bumi dan fitnah yang luas (HR. Tirmidzi dan Ahmad)

Dengan demikian, apabila dalam berta’aruf ternyata menemukan kekurangan-kekurangan dari calon pasangannya maka itu merupakan hal yang wajar, karena tentu kita pun memiliki kekurangan-kekurangan pula bagi dirinya, (selain tentunya bagi satu sama lain, kita pun dapat saling memberikan kelebihan yang kita miliki). Pandanglah kekurangan-kekurangan itu sebagai celah dan peluang ibadah yang dapat kita optimalkan melalui upaya dapat saling melengkapi dan memperbaiki nantinya. Namun apabila hal yang menjadi kekurangan tersebut bersifat prinsip/ mendasar seperti gemar bermaksiat, murtad, berkhlak buruk, berpenyakit berbahaya, dan lainnya yang dianggap sulit diperbaiki serta akan menghambat terwujudnya kehidupan rumah tangga yang sakinah, mawadah, dan warrahmah maka keputusan untuk membatalkan khithbah tentu merupakan hak (sekaligus bisa menjadi kewajiban) bagi masing-masing.

c. Akhlak Dalam Berta’aruf

Selain secara keseluruhan harus memperhatikan ketentuan umum syari’at sebagaimana disebutkan di atas, maka dalam melakukan ta’aruf dalam rangka khithbah juga harus menampakan kemuliaan akhlak satu sama lain. Misalnya: 

1. Tidak mengungkapkan perkataan/ungkapan yang kurang baik, yang mengarah pada syahwat, tidak sopan, tidak santun, menghina, merendahkan dsb; 
2. Saling mendo’akan; saling mengingatkan untuk bertakwa dan berbuat kebaikan; saling menyapa dengan panggilan yang disukai; jujur dan terbuka dalam menjelaskan keingintahuan salah satu calon pasangan (baik yang menjelaskan itu calonnya langsung, maupun mahramnya) bahkan saling memberi hadiah.
3. Merahasiakan kepada orang lain (yang tidak berkepentingan) terhadap berbagai informasi yang didapat tentang calon yang dikhithbahnya. Hal ini semata-mata untuk menjaga kehormatan dan kemuliaan satu sama lain.
4. Tidak menyebarluaskan kepada orang lain perihal proses khithbah dan ta’aruf yang sedang dijalaninya, kecuali untuk kepentingan yang syar’i. Karena, dalam proses khithbah dan ta’aruf masih memungkinkan adanya pembatalan. Sehingga bagi kedua belah pihak akan terasa menambah beban psikologis ketika informasi khithbah ini telah sampai kemana-mana, sedangkan khithbahnya sendiri ternyata dibatalkan.
5. Saling mengingatkan dan memperbaiki diri jika dalam berta’aruf dikhawatirkan melakukan perbuatan yang keliru atau kurang baik.
6. Menjalin komunikasi dan silaturrahim yang baik terhadap satu sama lain (termasuk terhadap keluarganya),
7. Mampu menempatkan permsalahan yang dihadapi ketika berta’aruf secara wajar. Artinya perlu adanya kedewasaan berfikir dan bersikap yang didasarkan pada hukum syara’, sehingga ketika ada masalah yang kecil jangan dibesar-besarkan apalagi atas dasar emosional, sebaliknya masalah yang besar jangan dianggap sepele, karena tertutupi oleh hawa nafsu (cinta buta).
8. Memperhatikan berbagai hal lainnya yang menurut syara’ merupakan kebaikan-kebaikan yang dianjurkan ataupun keburukan-keburukan yang harus ditinggalkan sepanjang dalam rangka untuk menguatkan pilihan terhadap satu sama lainnya.

d. Media/ Sarana Dalam Berta’aruf

Menggunakan suatu media/ sarana yang menjadi wasilah (perantara) dalam melakukan ta’aruf hukumnya terkait dengan hukum perbuatan, yaitu adanya kaidah Syara’ yang menyatakan :

Al ashlu fil af’al attaqayidu bi hukmi syar’i

Hukum asal dari suatu perbuatan terikat oleh hukum syara’ (apakah termasuk Wajib, Mandub, Mubah, Makruh, Haram ?)

Sedangkan media/ sarana yang digunakan dalam berta’aruf itu terkait dengan hukum suatu benda, sebagaimana kaidah syara’ menyatakan:

Al ashlu fil asya’ al ibaha laa ..........

Hukum asal dari suatu benda adalah mubah, sepanjang tidak ada dalil yang mengharamkannya (apakah Halal, Mubah Makruh, dan Haram?)

Oleh karena itu, aktifitas ta’aruf sebagai bagian dari proses khithbah yang jika sebelumnya dilakukan dengan bertemu langsung (yang disertai mahramnya), bisa juga dilakukan dengan menggunakan media komunikasi yang memungkinkan. Media tersebut hukumnya mubah seperti melalui: surat, e-mail, chatting, sms, mms, suara via telpon, dsb. Yang merupakan output dari penggunaan media kertas, hp, faximile, komputer/internet, pesawat telpon, dll. Hanya saja ketika menggunakan media tersebut untuk berta’aruf jangan sampai melakukan hal-hal yang cenderung sebagai pelanggaran syari’at seperti mengirimkan ungkapan, gambar, kata-kata,, ucapan yang dapat menimbulkan syahwat, penghinaan, merendahkan, atau mengajak pada kemaksiatan. Yang terpenting adalah kalau ta’arufnya menggunakan jasa warnet atau wartel jangan sampai lupa bayar pulsanya juga.... J

Khatimah

Demikian sekilas pandangan tentang melakukan proses ta’aruf sebagai bagian dari aktifitas yang dilakukan manusia baik untuk keperluan umum maupun keperluan khusus. Untuk keperluan khusus (khitbah), aktifitas ta’aruf jangan disamakan dengan aktifitas pacaran ataupun aktifitas setengah pernikahan, karena antara keduanya telah nampak perbedaan yang jelas, yaitu ta’aruf sebagai aktifitas yang dianjurkan (sunnah/mandub) sedangkan pacaran/ sejenisnya merupakan aktifitas yang diharamkan oleh ﷲﺍ swt karena menjadi pintu gerbang menuju perzinahan. Sebagaimana firmannya dalam al-qur’an:

Dan janganlah kalian mendekati zina, sesungguhnya zina itu suatu perbuatan yang keji dan suatu jalan yang buruk (TQS. Al-Israa:32)

Sementara itu Jabir menuturkan riwayat sebagai berikut:

Rasulullah saw bersabda ’jika salah seorang diantara kalian ingin melamar seorang wanita, sementara ia mampu untuk melihat apa yang mendorongnya untuk menikahinya, hendaklah ia melakukannya’. Jabir kemudian berkata, ’aku lantas melamar seorang wanita yang sebelumnya secara sembunyi-sembunyi aku lihat hingga aku memandang apa yang mendorong aku menikahinya’

’Siapa saja yang beriman kepada Alloh SWT Swt dan hari akhir, janganlah sekali-kali ia berkhalwat dengan seorang wanita yang tidak disertai mahramnya, karena yang ketiga diantara keduanya adalah syetan’.

ﷲﺍ Swt telah menegaskan:

Apa yang diberikan rasul kepadamu maka terimalah dia. Dan apa yang dilarangnya bagimu maka tinggalkanlah, dan bertakwalah kepada Alloh SWT (TQS. Al-Hasyr :7)

Dan janganlah kamu mencampuradukan antara yang haq dan yang bathil dan janganlah kamu sembunyikan yang hak itu padahal kamu mengetahui nya. (TQS. Al-Baqarah [2]:42)

Wallohu a’lam bi shawab 

Daftar Bacaan:

• An-Nabhaniy, Taqiyuddin. 2001. Sistem Pergaulan Dalam Islam. Kitab Mutabannat Hizbut Tahrir. Bogor: Pustaka Thariqul Izzah
• ...........................................2004. Pilar-Pilar Pengokoh Nafsiyah Islamiyah. Kitab Mutabannat Hizbut Tahrir. Jakarta: HTI Press
• Januar, Iwan. M. 2005. Bila Cinta Tak Berbalas. Booklet. Bogor: Al-Azhar Press
• Kurnia, MR. 2005. Menjalin Cinta Suci. Booklet. Bogor: Al-Azhar Press
• KALAM UPI. 2003. Islam Saja Bekal Bagi Pemuda Muslim. Bandung: Kalam Press
• Solihin, O. 2005. Izinkan Aku Menikahimu. Booklet. Bogor: Al-Azhar Press
• Thalib, Muhamad.Drs. 2002. 15 Tuntunan Meminang Islami. Booklet. Bandung: Irsyad Baitus Salam

Defenisi Relations, Fungsi Public Relations dan Tujuan Publik Relations

Teori Khusus

1 Public Relations

Penulis menemukan bahwa definisi dari Public Relation sangat beragam, karena itu penulis akan memaparkan definisi Public Relation dari beberapa pakar yang dikutip dari buku “Handbook Of Public Relation” karya Elvinaro Ardianto, tahun 2011, halaman 8, sebagai berikut:

• Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap-sikap publik, mengidentifikasi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan public dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan publik. 
• Sementara menurut Denny Griswold (Wilcox,dkk.2006), PR adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi publik, memperkenalkan berbagai kebijakan dan prosedur dari suatu individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan membuat perencanaan, serta melaksanakan suatu program kerja dalam upaya memperoleh pengertian dan pengakuan publik.
• Sedangkan menurut J.C. Seidel PR adalah proses kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill (itikad baik) dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan public yang lebih luas; ke dalam mengadakan analisis, sedangkan ke luar memberikan pernyataan-pernyataan.

Dari ketiga definisi tentang Public Relation diatas, dapat disimpulkan bahwa Public Relation adalah sebuah fungsi manajemen yang bersifat berkelanjutan (kontinu) yang didalam nya adalah usaha-usaha untuk menilai dan mengevaluasi sikap publik yang lalu memperkenalkannya kedalam sebuah organisasi serta melaksanakan rencana kerja atas dasar kepentingan masyarakat banyak (public) dalam upaya nya untuk memperoleh itikad baik (goodwill), pengertian publik, dan pengakuan publik.

2. Fungsi Public Relations

Dalam buku professional Public Relations (2011), pakar Public Relations internasional, Cutlip & Centre and Canfield (1982) merumuskan fungsi Public Relations sebagai berikut :

1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).
2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tercapainya tujuan dan manfaat bersama.
5. Menciptakan komunikasi dua arah dan timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.

Fungsi humas bersifat melekat pada manajemen organisasi/perusahaan. Yaitu bagaimana humas dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah atau timbal balik antara organisasi/lembaga yang diwakilinya dengan publik, yang artinya peranan ini turut menentukan sukses atau tidaknya misi, visi dan tujuan bersama dari organisasi/lembaga tersebut.

3 Peran Public Relations

Peranan PR dalam suatu perusahaan akan sangat terlihat jika suatu organisasi terlihat aktif, bertanggung jawab dan menciptakan manfaat bagi masyarakat, maka orang-orang akan tertarik untuk bergabung dan akan simpatik pada perusahaan. Hal yang sebaliknya, jika suatu perusahaan bernuansa tidak aktif, tidak didukung penuh oleh anggota perusahaan maka kemungkinan sukses nya kecil.

Mirip dengan hal yang telah diungkapkan di atas, seorang konsumen akan lebih suka membeli produk-produk atau jasa dan suatu perusahaan yang terkesan ramah, penuh perhatian kepada para karyawannya maupun kepada masyarakat. Image yang baik merupakan hasil dari Public Relations yang di manage dengan baik (Edy Sahputra, 2011:8).

Peran Public Relations secara umum adalah dua arah yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan berorientasi ke luar (outward looking). Dalam Ruslan (2003) Menurut Henry Fayol ada beberapa kegiatan dan sasaran Public Relations adalah :

1. Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image).

• Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.
• Mendukung kegiatan komunkasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

2. Menghadapi krisis (facing of crisis)

a. Menangani keluhan dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan public relations recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

3. Mempromosikan aspek kemasyarakatkan (promotion public causes)

• Mempromosikan yang menyangkut kepentingan publik
• Mendukung kegiatan kampanye sosial yang dilakukan pemerintah contohnya, kampanye sosial anti merokok, anti narkoba dan lain-lain. (Dalam buku Edy Sahputra sitepu,2011:32)

Selain itu peranan PR dalam suatu organisasi menurut Dozier & Broom, 1995 dalam buku Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi terbagi menjadi empat kategori :

1. Penasehat Ahli (Expert Prescriber)

Seorang praktisi pakar public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Public Relationship). Hubungan praktisi pakar dengan manajemen organisasi seperti hubungan antara dokter dan pasiennya. Artinya , pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari pakar PR (expertpresciber) tersebut dalam memecahkan dan mengatasi persoalan publik relations yang tengah dihadapi oleh organisasi berangkutan.

2. Fasillitator Komunikasi ( Communication Fasilitator)

Dalam hali ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, dia juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.

3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem solving process fasilitator)

Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan public relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat hingga mengambil tindakan eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

4. Teknisi Komunikasi (Communication technician)

Berbeda dengan tiga peranan praktisi PR profesional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Peranan communication technician ini menjadikan praktisi PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in organization. Sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan, yaitu secara teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat atasan.

4 Tujuan Public Relations

Tujuan PR terlebih dahulu dibagi menjadi 2 yaitu tujuan PR dari kegiatan Internal dan Eksternal, Tujuan PR berdasarkan kegiatan internal relations dapat mencakup ke dalam beberapa hal yaitu :

1. Mengadakan suatu penilaian terhadap sikap tingkah laku dan opini publik terhadap perusahaan, terutama ditujukan kepada kebijaksanaan perusahaan yang sedang dijalankan.
2. Mengadakan suatu analisa dan perbaikan terhadap kebijaksanaan yang sedang dijalankan, guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dengan tidak melupakan kepentingan publik.
3. Memberikan penerangan kepada publik karyawan mengenai suatu kebijaksanaan perusahaan yang bersifat objektif serta menyangkut kepada berbagai aktivitas rutin perusahaan.
4. Merencanakan bagi penyusunan suatu staff yang efektif bagi penugasan yang bersifat internal public relations dalam perusahaan tersebut.

Tujuan dari Public Relations berdasarkan bentuk kegiatan eksternal relations, yaitu :

1. Memperluas langganan atau pemasaran.
2. Memeperkenalkan sesuatu jenis hasil produksi atau gagasan yang berguna bagi publik dalam arti luas.
3. Mencari dan mengembangkan modal.
4. memeperbaiki citra perusahaan terhadap pendapat masyarakat luas, guna mendapatkan opini publik yang positif.

Pengertian Citra Pada Perusahaan dan Macam-Macam Citra

Citra

Pada suatu perusahaan, citra menjadi hal yang pertama dilihat oleh publik, bagaimana citra perusahaan tersebut terbentuk itu adalah dari kinerja perusahaan tersebut menangani para pelanggan atau kliennya. Jika perusahaan tersebut mempunyai kinerja yang bagus dan menangani pelanggan secara professional, maka citra perusahaan tersebut dapat menjadi positif perlu diketahui perusahaan dapat menghadapi publik yang sangat kritis. Dalam satu penelitian terhadap seratus top eksekutif, lebih dari 50% menganggap “penting sekali untuk memelihara publik yang baik”. Untuk membangun citra yang baik atau positif kita tidak perlu melepaskan kesan publik yang negatif. Namun kebanyakan perusahaan menganggap citra atau kesan yang baik dapat mendapatkan kesuksesan yang berkepanjangan.(Seitel,1992:193 dalam buku dasar-dasar Public Relation, 2011 hal 111, karya Soleh Soemirat, M.S. dan Drs. Elvinaro Ardianto, M.si.)

Dalam membentuk citra biasanya yang bertugas adalah Public Relations, Pada umumnya PR mempermasalahkan : pembentukan goodwill, mutual understanding dan favourable public opinion. Sukatendel,(1990) mengungkapkan bahwa citra memang sengaja diciptakan agar bernilai positif. Namun sering tidak jelas apa yang dimaksud dengan istilah tersebut sehingga Sukatendel menawarkan definisinya, yaitu PR adalah salah satu metode komunikasi untuk menciptakan citra positif dari mitra organisasi atas dasar menghormati kepentingan bersama. (Soemirat,Ardianto,2010:112)

Kesan pertama dalam definisi ini :

1. Komunikasi adalah ilmu. PR adalah bagian dari ilmu komunikasi, ilmu yang sedang tumbuh dan mulai disenangi.
2. Citra adalah suatu istilah baru yang menarik. Banyak diperbincangkan saat ini oleh masyarakat. Kita perlu memanfaatkan momentum ini, sekaligus memasyaratkan pengertian dari perlunya PR.
3. Mitra adalah juga istilah baru yang menarik. Memberi kesan saling memperhatikan. Inilah model masyarakat masa depan, sehingga PR sungguh berwawasan, sangat mendukung dalam mendukung suasan nasioanal yang membangun. Sangat cocok dengan pancasila.
4. Kepentingan bersama (mutual interest) adalah esensi dan kegiatan PR jelas dan menggambarkan dua pihak (two way communication) jadi topic internasional. Masalah lingkungan (social dan fisik) yang perlu diperhatikan untuk keharmonisan umat manusia.

Mengacu kepada definisi yang ditawarkan itu terdapat empat unsur penting :

Salah satu metode komunikasi lainnya adalah:

• Jurnalisitik, untuk kepentingan umum.
• Propaganda, untuk kepentingan komunikator.
• Iklan, untuk kepentingan perusahaan.

Metode komunikasi berarti cara mencapai tujuan dengan menggunakan ilmu komunikasi. PR untuk kepentingan bersama (organisasi dengan publiknya).

Menciptakan citra positif : citra adalah kesan, perasaan, gambaran dari publik terhadap perusahaan; kesan yang dengan sengaja diciptakan dari suatu objek, orang, atau organisasi.

Dari mitra organisasi : Wartawan adalah mitra PR, karena wartawan dapat digunakan PR sebagai media publisitas bagi kepentingan umum.

Atas dasar menghormati kepentingan bersama. PR tidak hanya untuk kepentingan perusahaan atau organisasi namun PR juga harus membela kepentingan publiknya (mitranya).

Pengertian Citra

Citra adalah cara bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan, seseorang, suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap perusahaan mempunyai citra. Setiap perusahaan mempunyai banyak citra sebanyak jumlah orang yang memandangnya. Berbagai citra datang dari pelanggan perusahaan, pelanggan yang potensial, bankir, staf perusahaan, pesaing , distributor, pemasok, asosiasi dan gerakan pelanggan di sektor perdagangan yang mempunyai pandangan terhadap perusahaan (Katz, 1994:67-68).

Ada banyak citra perusahaan, misalnya: siap membantu, inovatif, sangat memperhatikan karyawannya, bervariasi dalam produk, dan tepat dalam pengiriman. Tugas rangka dalam membentuk citranya adalah dengan mengidentifikasi citra seperti apa yang ingin dibentuk di mata masyaraka (Ardianto,2011:62).

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations Technique, mengatakan bahwa citra adalah kesan seseorang atau individu tentang sesuatu yang muncul sebagai hasil dari pengetahuan dan pengalamannya.(Ardianto,2011:62).

Jenis Citra

Menurut Frank Jefkins, dalam bukunya Hubungan Masyarakat (Intermasa, 1992) ada beberapa jenis citra yang dikenal di dunia aktivitas hubungan masyarakat (public relations), dan dapat dibedakan satu dengan yang lain sebagai berikut :

Citra cermin (mirror image)

Pengertian di sini bahwa citracermin yang diyakini oleh perusahaaan bersangkutan, terutama para pimpinannya yang selalu merasa dalam posisi baik tanpa mengacuhkan kesan orang luar. Setelah diadakan studi tentang tanggapan, kesan dan citra di masayarakat ternayata terjadi perbedaan antarayang diharapkan dengan kenyataan citra di lapangan, bisa terjadi justru mencerminkan “citra” negatifnya yang muncul.

Citra kini (current image)

Citra merupakan kesan yang baik diperoleh dari orang lain tentang perusahaan atau organisasi atau hal yang lain berkaitan dengan produknya. Berdasarkan pengalaman dan informasi krang baik penerimaannya, sehingga dalam posisi tersebut pohak humas atau PR akan menghadapi risiko yang sifatnya permusuhan, kecurigaan, prasangka buruk, dan hingga muncul kesalah pahaman yang menyebabkan citra kini yang ditanggapi secara tidak adil atau bahkan kesan yang negatif diperolehnya.

Citra keinginan (wish image)

Citra keinginan ini adalah seperti apa yang ingin dan dicapai oleh pihak manajemen terhadap lembaga/perusahaan, atau produk yang ditampilkan tersebut lebih dikenal, menyenangkan dan diterima dengan kesan yang selalu positif diberikan oleh publiknya atau masyarakat umum.

Citra perusahaan (corporate image)

Jenis citra ini adalah yang berkaitan dengan sosok perusahaan sebagai tujuan utamanya, bagaimana menciptakan citra perusahaan yang positif, lebih dikenal serta doterima oleh publiknya, mungkin tentang sejarahnya, kualitas pelayanan nya prima, keberhasilan dalam bidang marketing, dan hingga berkaitan dengan tanggung jawab sosial sebagainya. Dalam hal ini pihak Humas/PR berupaya atau bahkan ikut bertanggung jawab untuk mempertahankan citra perusahaan, agar mampu mempengaruhi harga sahamnta tetap bernilai tinggi utnuk berkompetisi di pasar bursa saham.

Citra serbaneka (multiple image)

Citra ini merupakan pelengkap dari citra perusahaan di atas, misalnya bagaimana pihak PR akan menampilkan pengenalan terhadap identitas perusahaan, atribut logo, brand’s name, seragam para front liner, sosok gedung, dekorasi lobby kantor dan penampilan para profesionalnya. Semua itu kemudian diunifikasikan atau diidentikkan ke dalam suatru citra sebaneka yang diintegrasikan terhadap citra perusahaan.

Citra penampilan (performance image)

Citra penampilan ini lebih dutujukan kepada subjeknya. Bagaimana kinerja atau penampilan diri para profesional pada perusahaan bersangkutan. Misalnya dalam memberikan berbagai bentuk dan kualitas pelayanannya, menyambut telepon, tamu, dan pelanggan serta publiknya, harus serba menyenangkan serta memberikan kesan yang selalu baik. Mungkin masalah citra penampilan ini kurang diperhatikan atau banyak disepelekan orang. Misalnya, dalam hal mengangkat secara langsung telepon yang sedang berdering dianggap sebagai tindakan interupsi, termasuk si penerima telepon masuk tidak nenyebut identitas nama pribadi atau perusahaab bersangkutan merupakan tindakan kurang bersahabat dan melanggar etika. (Ruslan,2010:77)

Pengertian Citra cermin (mirror image) dan Jenis-Jenis Citra

Pengertian Citra

Citra adalah cara bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan, seseorang, suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap perusahaan mempunyai citra. Setiap perusahaan mempunyai banyak citra sebanyak jumlah orang yang memandangnya. Berbagai citra datang dari pelanggan perusahaan, pelanggan yang potensial, bankir, staf perusahaan, pesaing , distributor, pemasok, asosiasi dan gerakan pelanggan di sektor perdagangan yang mempunyai pandangan terhadap perusahaan (Katz, 1994:67-68).

Ada banyak citra perusahaan, misalnya: siap membantu, inovatif, sangat memperhatikan karyawannya, bervariasi dalam produk, dan tepat dalam pengiriman. Tugas rangka dalam membentuk citranya adalah dengan mengidentifikasi citra seperti apa yang ingin dibentuk di mata masyaraka (Ardianto,2011:62).

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations Technique, mengatakan bahwa citra adalah kesan seseorang atau individu tentang sesuatu yang muncul sebagai hasil dari pengetahuan dan pengalamannya.(Ardianto,2011:62).

Jenis Citra

Menurut Frank Jefkins, dalam bukunya Hubungan Masyarakat (Intermasa, 1992) ada beberapa jenis citra yang dikenal di dunia aktivitas hubungan masyarakat (public relations), dan dapat dibedakan satu dengan yang lain sebagai berikut :

Citra cermin (mirror image)

Pengertian di sini bahwa citracermin yang diyakini oleh perusahaaan bersangkutan, terutama para pimpinannya yang selalu merasa dalam posisi baik tanpa mengacuhkan kesan orang luar. Setelah diadakan studi tentang tanggapan, kesan dan citra di masayarakat ternayata terjadi perbedaan antarayang diharapkan dengan kenyataan citra di lapangan, bisa terjadi justru mencerminkan “citra” negatifnya yang muncul.

Citra kini (current image)

Citra merupakan kesan yang baik diperoleh dari orang lain tentang perusahaan atau organisasi atau hal yang lain berkaitan dengan produknya. Berdasarkan pengalaman dan informasi krang baik penerimaannya, sehingga dalam posisi tersebut pohak humas atau PR akan menghadapi risiko yang sifatnya permusuhan, kecurigaan, prasangka buruk, dan hingga muncul kesalah pahaman yang menyebabkan citra kini yang ditanggapi secara tidak adil atau bahkan kesan yang negatif diperolehnya.

Citra keinginan (wish image)

Citra keinginan ini adalah seperti apa yang ingin dan dicapai oleh pihak manajemen terhadap lembaga/perusahaan, atau produk yang ditampilkan tersebut lebih dikenal, menyenangkan dan diterima dengan kesan yang selalu positif diberikan oleh publiknya atau masyarakat umum.

Citra perusahaan (corporate image)

Jenis citra ini adalah yang berkaitan dengan sosok perusahaan sebagai tujuan utamanya, bagaimana menciptakan citra perusahaan yang positif, lebih dikenal serta doterima oleh publiknya, mungkin tentang sejarahnya, kualitas pelayanan nya prima, keberhasilan dalam bidang marketing, dan hingga berkaitan dengan tanggung jawab sosial sebagainya. Dalam hal ini pihak Humas/PR berupaya atau bahkan ikut bertanggung jawab untuk mempertahankan citra perusahaan, agar mampu mempengaruhi harga sahamnta tetap bernilai tinggi utnuk berkompetisi di pasar bursa saham.

Citra serbaneka (multiple image)

Citra ini merupakan pelengkap dari citra perusahaan di atas, misalnya bagaimana pihak PR akan menampilkan pengenalan terhadap identitas perusahaan, atribut logo, brand’s name, seragam para front liner, sosok gedung, dekorasi lobby kantor dan penampilan para profesionalnya. Semua itu kemudian diunifikasikan atau diidentikkan ke dalam suatru citra sebaneka yang diintegrasikan terhadap citra perusahaan.

Citra penampilan (performance image)

Citra penampilan ini lebih dutujukan kepada subjeknya. Bagaimana kinerja atau penampilan diri para profesional pada perusahaan bersangkutan. Misalnya dalam memberikan berbagai bentuk dan kualitas pelayanannya, menyambut telepon, tamu, dan pelanggan serta publiknya, harus serba menyenangkan serta memberikan kesan yang selalu baik. Mungkin masalah citra penampilan ini kurang diperhatikan atau banyak disepelekan orang. Misalnya, dalam hal mengangkat secara langsung telepon yang sedang berdering dianggap sebagai tindakan interupsi, termasuk si penerima telepon masuk tidak nenyebut identitas nama pribadi atau perusahaab bersangkutan merupakan tindakan kurang bersahabat dan melanggar etika. (Ruslan,2010:77)

Konsep Sistem dan Pengelolaan Manajemen Integrasi

Konsep Sistem dan Pengelolaan Integrasi

A. TUJUAN

Agar Mahasiswa mampu memahami tentang konsep sistem dan pengelolaan integrasi proyek yang meliputi pembahasan antara lain : arti konsep sistem, unsur dan sifat sitem, aplikasi konsep sistem, kegunaan konsep sistem bagi manajemen proyek, integrasi dan kordinasi dan interface manjemen.

Dalam Bahan Ajar ini disampaikan materi kuliah antara lain; soal latihan dan ringkasa. 

B. MATERI KULIAH

1. Arti Konsep Sistem 

Sebelum membahas lebih lanjut kegunaan konsep sistem dalam penyelenggaraan proyek, perlu dibahas arti konsep sistem, yang mulai diperkenalkan sekitar dekade 1920-an. Dalam perkembangan selanjutnya Buckley memberikan definisi konsep sistem sebagai berikut :

“Suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan di antara bagian-bagiannya dinamakan suatu sistem.” (A whole that functions as a whole by virtue of interdependence of its parts is called a system.)

Sebagai contoh adalah suatu organisasi perusahaan yang utuh dan menyeluruh akan terdiri dari bagian-bagian yang saling tergantung baik berupa fisik dan nonfisik seperti pimpinan, tenaga pelaksana, keahlian, material, peralatan, dana, logistik, pemasaran, informasi dan lain-lain. Definisi lain yang lebih terinci perihal pemikiran sistem datang datang dari H. Kerzner (1989):

“Sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (nonhuman) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir”.

Definis di atas menjelaskan pentingnya aspek pengaturan dan pengorganisasian komponen dari suatu sistem untuk mencapai sasaran bersama, karena bila tidak ada sinkronisasi dan koordinasi yang tepat maka kegiatan masing-masing komponen, subsistem, atau bidang dalam suatu organisasi akan kurang saling menunjang. Seperti telah disebutkan di atas, kegunaan pendekatan ini amat menonjol terutama untuk menganalisis dan mengelola suatu fenomena, seperti kegiatan proyek yang besar dan kompleks, dikarenakan pendekatan ini mempunyai kemampuan membuat situasi yang selintas kelihatan tidak teratur (terdiri dari kegiatan-kegiatan yang tidak sejenis, dan ditangani oleh berbagai bidang internal dan eksternal perusahaan) menajdi rangkaian yang tertib dan saling terkait.

Komponen, Subsistem, dan Keterkaitannya

Batasan tentang sistem tidak lengkap tanpa menyinggung perincian unsur-unsur di dalam susunan hierarki tersebut. Setiap sistem terdiri dari komponen-komponen, dan komponen ini dapat dipecah menjadi kompoenen yang lebih kecil, yang bila dipandang dari segi hirarki dapat dinamakan sebagai subsistem. Atau dengan kata lain, subsistem adalah sistem yang menjadi bagian dari sistem yang lebih besar. Bagian terkecil dari sistem disebut elemen. Sebagai contoh adalah Perusahaan Engineering dan Konstruksi pda Gambar 4-1. Perusahaan ini merupakan satu sistem, dimana Departemen Proyek dan Departemen Keuangan merupakan subsistem, sedangkan pegawai gedung, peralatan konstruksi, dan komunikasi adalah komponen. Tetapi untuk suatu tujuan tertentu, Departemen Proyek dapat pula dianggap sebagai sistem dan Bidang Konstruksi serta Bidang Engineering sebagai subsistemnya.

2. Unsur dan Sifat Sistem

Di atas telah disebutkan bahwa komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsustem terkait satu dengan yang lain dalam suatu rangkaian yang membentuk sistem. Fungsi dan efektivitas sistem dalam usaha mencapai tujuannya dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur terhadap tujuan yang ditentukan. Beberapa sifat yang melekat pada sistem dan masing-masing komponennya, demikian pula hubungan antara satu dengan yang lain adalah sebagai berikut :

Bersifat Dinamis

Sistem menunjukkan sifat dinamis, dengan perilaku tertentu. Perilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukan (input) menjadi hasil (output).

Sistem Terpadu Lebih Besar daripada Jumlah Komponen-komponenya.

Bila elemen-elemen atau bagian-bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar dari pada jumlah bagian-bagiannya. Sebagai contoh adalah pesawat terbang. Bila mesin, badan, sayap, ekor, dan roda tersusun dan terjalin secara benar menjadi satu pesawat (satu sistem) yang siap terbang, maka pesawat ini memiliki arti yang lebih besar daripda jumlah komponen-komponennya sebelum disusun atau dirakit.

Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang asama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa. Seperti contoh di atas, pesawat tidak dapat terbang, setelah diperiksa inspektor terungkap di bagian mesin ada sesuatu yang tidak benar. Di bengkel mesin, diketahui penyebab ketidak beresan itu, yaitu bahwa mutu minyak pelumasnya di bawah standar. Pada contoh kasus di atas, inspektor berpandangan pesawat terbang sebagai keseluruhan merupakan satu sistem. Bila perusahan pemilik pesawat mengajukan perkara kepengadilan, mkaa sistem ini akan akan termasuk penjual dan mungkin juga pabrik penghasil misnyak pelumas yang bersangkutan.

Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengatahui perilaku suatu sistem dan bagian-bagiannya.

Mempunyai Keterbatasan

Sistem mempunyai keterbatasan yang disebabkan oleh faktor luar dan faktor dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungan, sedangkan faktor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.

A. Siklus dan Proses Sistem

Aspek pentingnya dari pendekatan sistem terletak pada siklus sistem dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama sistem masih aktif. Sistem yang aktif akan bergerak seiring dengan berjalannya waktu. Seperti terlihat pada peristiwa alam, pola dasar dimulai dari lahir, kemudian tumbuh dan berkembang, mencapai prestasi puncak, menurun dan akhirnya berhenti tidak berfungsi lagi. Semua produk atau fasilitas yang merupakan sistem buatan manusia juga mengikuti siklus dan proses seperti sistem ciptaan alam di atas. Dengan titik tolak pandangan demikian, maka dapat diantisipasi tahap-tahap yang akan dilalui dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengelola sistem dan semua tahap dengan sebaik-baiknya. Sebagai contoh, sistem buatan manusia adalah sistem produk (pesawat terbang) yang siklus dan proses sistemnya seperti pada gambar 4-2a dan untuk sistem berbentuk pabrik dan fasilitas produksi.

Penahapan dalam Siklus Sistem

Proses mewujudkan sistem untuk keperluan operasi atau produksi sampai siklus sistem berhenti berfungsi dikelompokkan menjadi beberapa tahap yang dibedakan atas jenis kegiatan yang dominan. Dalam hal ini terdapat serta terminologi yang dipakai, seperti terliat pada Gambar4-2a dan b. Tahap desain dan pengembangan yang terdapat pada Gambar 4-2a adalah identik dengan tahap PP/definisi yang dibicarakan pada Bab 1. Jadi, menurut sudut pandang sistem, setiap sistem baik sistem produk, instalasi produksi atau manufaktur, atau yang lain, mempunyai siklus dan tahapan-tahapan tertentu. Bila hal tesebut tidak sepenuhnya dipahami maka akan mengarah kepada pengambilan keputusan yang tidak tepat, seperti tetap memproduksi produk yang sudah ketinggalan jaman, mempertahankan peralatan yang sudah usang teknologinya, menggunakan sistem pengelolaan yang sudah tidak cocok, dan lain-lain, yang kesemuanya dalam jangka panjang akan merugikan perusahaan.

B. Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Dalam rangka mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik, maka perlu penilaian menyeluruh terhadap sistem yang bersangkutan. Yang dinilai adalah karakteristik teknis sistem yang dijabarkan sebagai parameter, spesifikasi, dan kriteria terhadap biaya yang diperlukan. Karakteristik sistem yang dihasilkan dari gabungan parameter teknis, seperti ukuran-ukuran dimensi, berat, kapasitas, prestasi, kecepatan, kualitas, keandalan, dan lain-lain yang pada gilirannya akan menentukan efektivitas teknis sistem. Sisi lain yang perlu dikaji dan dipertimbangkan adalah biaya yang berkaitan dengan mewujudkan sistem tersebut, tidambah biaya untuk mendukung operasi atau produksi dan pemeliharaan. Biaya ini disebut siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode siklus sistem (system life cycle), yaitu dari penelitian dan pengembangan, desain-engineering, manufaktur dan kontruksi, sampai pada operasi atau produksi atau utilisasi dan pemeliharaan. Jadi, disini berarti perhatian terhadap biaya haruslah integral, dan harus dihindari, misalnya, suatu sistem biaya akuisisinya rendah tetapi biaya operasi atau pemeliharaannya tinggi sehingga biaya total siklus sistem akan berjumlah tinggi. Agar dapat memperkirakan dan menganalisis secara sistematis, biaya tersebut dikelompokkan menjadi biaya untuk mewujudkan sistem secara fisik (biaya proyek) atau akuisisi dan biaya yang berkaitan dengan operasi atau produksi dan pemeliharaan. Memperkirakan dan menganalisis kelompok biaya kedua lebih sulit dibanding kelompok pertama, hal ini disebabkan lamanya kurun waktu periode yang bersangkutan.

Kembali pada masalah mewujudkan sistem dan hubungannya dengan biaya selama siklus sistem, maka yang harus diusahakan adalah tercapainya keseimbangan optimal antara biaya yang diperlukan dengan sistem yang hendak diwujudkan untuk mencapai tujuan usaha. Ini berarti harus dilakukan analisis efektivitas sistem terhadap siklus biaya dan diadakan penyesuaian-penyesuaian sampai tercapai keseimbangan optimal antara biaya yang diperlukan, keterbatasan biaya, dan efektivitas sistem yang dapat dicapai. Tentu saja setiap situasi akan melahirkan keseimbangan optimal yang berbeda-beda tergantung dari gabungan parameter yang dikehendaki dan tersedianya biaya, atau sebaliknya. Keseimbangan antara siklus biaya sistem dan parameter sisteml

Aplikasi Konsep Sistem 

Di bagian awal bab ini telah dibahas secara singkat arti dan maksud dari konsep sistem. Konsep sistem adalah suatu konsep pemikiran yang bertujuan memandang sesuatu atas dasar totalitas. Langkah berikutnya adalah bertujuan mengetahui bagaimana aplikasi konsep sistem tersebut dalam melakukan suatu kegiatan. Misalnya, sebagai strategi untuk memecahkan suatu masalah, perencanaan , dan implementasi. Untuk maksud tersebut dikenal suatu pendekatan sistem (system approach) dengan rumusan metodologinya, yaitu analisis sistem, engineering sistem, dan manajemen sistem, seperti terlihat pada Gambar 4-4. masing-masing metodologi tersebut akan dibahas berikut ini.

A. Analisis Sistem 

Pengambilan keputusan adalah bagian dari perencanaan yang akan selalu dihadapi oleh setiap pengelola suatu usaha. Pihak berwenang akan memilih alternatif terbaik dari yang tersedia. Tetapi pertanyaan berikutnya adalah bagaimana menetukan alternatif mungkin dapat dilakukan tanpa banyak mengalami kesulitan, tetapi untuk sistem yang kompleks diperlukan metode tertentu untuk menghadapinya. Dalam konsep sistem tersedia metodologi untuk menghadapi persoalan di atas, yaitu analisis sistem. Pada garis besarnya analisis sistem adalah menganalisis dan memecahkan masalah pengambilan keputusan dengan memilih alternatif yang terbaik, dengan melihat sumber daya yang diperlukan dibandingkan manfaat yang akan diperoleh, termasuk pengkajian risiko yang mungkin dihadapi. Pemilihan di atas dilakukan dengan simulasi, atau metode matematis yang lain sebelum memberi kesimpulan dan mengambil keputusan berdasarkan judgment (penilaian) atas dasar pengalaman.

Proses Analisis Sistem

Telah disebutkan di atas bahwa analisis sistem adalah proses mempelajari suatu kegiatan, lazimnya dengan cara-cara matematis, untuk menentukan (mengambil keputusan) tujuan, kemudian menyusun prosedur operasi dalam rangka mencapai tujuan tersebut secara efisien. Dalam perkembangan selanjutnya, analisis sistem tidak ahanya menggunakan cara matematis tetapi juga non matematis. Untuk membantu dan memudahkan pengambilan keputusan, analisis sistem acapkali mempergunakan model. Model ini dapat berbentuk fisik, formulasi matematik, atau program komputer. Proses analisis sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu formulasi, penelitian, analisis/kesimpulan, dan verifikasi, seperti terlihat pada Gambar 4-5. Pada tahap pertama, adalah formulasi atau merumuskan ide yang timbul. Awal dari ide tersebut dapat berupa gagasan yang masih berupa konsep, kemudian dikembangkan dengan memberikan penjelasan perihal tujuan, lingkup, risiko, dan lain-lain.

Tahap berikutnya adalah penelitian yang mengumpulkan dan mempelajari data dan informasi perihal gagasan tersebut. Pada tahap ini, komponen sistem dan hubungan diantaranya didentifikasi, kemudian sumber daya yang diperlukan dan antisipasi hambatan yang mungkin timbul diperkirakan. Selanjutnya, alternatif untuk mencapai tujuan yang dimaksud disajikan.

Periode selanjutnya, adalah analisis yang membuahkan kesimpulan. Pada tahap ini umumnya dibuat model untuk membandingkan alternatif-alternatif, yang hasilnya diajukan kepada yang berwenang untuk diambil keputusan.

Tahap akhir adalah verifikasi, disini kesimpulan yang telah diambil diuji coba dalam praktek atau penggunaannya secara nyata, dengan demikian akan diketahui kebenaran atau kekurangan kesimpulan yang telah diambil.

Dari proses di atas terlihat bahwa metode analisis sistem relatif memerlukan waktu untuk menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan sebelum sampai kepada suatu kesimpulan, tetapi menyajikan suatu cara yang logis dan konsisten. Oleh karena itu, apabila yang dihadapi adalah pemilihan berbagai macam alternatif, maka metode ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih akurat dibanding pertimbangan yang hanya bersifat intuitif.

B. Engineering Sistem 

Engineering sistem adalah proses yang teratur dalam aspek engineering untuk mewujudkan suatu gagasan menjadi sistem yang diinginkan bagi keperluan koperasi atau utilisasi. Apabila digunakan definisi yang lengkap dari B.S. Blanchard (1990) akan menjadi sebagai berikut :

“Engineering sistem adalah aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.”

Dengan kata lain, dilihat dari sudut keperluan operasional, engineering sistem adalah metodologi dengan merekayasa dengan teratur dan sistematis dalam rangka memnuhi keprluan operasional yang timbul ke dalam suatu perwujudan fisik (fasilitas atau produk) dengan cara yang efektif dan efisien. Langkah-langkah tersebut terdiri dari;

• Menjabarkan keperluan-keperluan operasional menajdi parameter dari sistem yang diperlukan melalui proses analisis fungsional, definisi, sintesis, prestasi, keandalan, kemampuan produksi, dan lain-lain.
• Mengintegrasikan parameter-parameter teknis tersebut di atas ke dalam suatu kegiatan desai-engineering yang akan mengoptimalkan sistem secara keseluruhan

Siklus dan Proses Engineering Sistem dan Siklus Sistem 

Seperti hanya dengan sistem itu sendiri, engineering sistem mempunyai siklus yang ditandai seluruh spektrum aktivitas yang terdiri dari beberapa tahap. Tahap-tahap tersebut diawali identifikasi kebutuhan, dilanjutkan dengan desain dan pengembangan, aspek engineering pada kontruksi, prosuksi, operasi dan pemeliharaan. Pada akhirnya sistem berhenti tak berguna lagi. Aktivitas masing-masing tahap memiliki hubungan tetentu dengan tahap sebelum dan sesudahnya. Oleh karena itu, amatlah penting untuk mengelola engineering sistem dengan hasil yang optimal. Tahap-tahap dalam sistem engineering mempunyai kurun waktu maupun sifat yang berbeda-beda tergantung dari keperluan, tujuan dan kompleksitas sistem tersebut. Pola umum siklus engineering sistem di dalam siklus engineering sistem di dalam siklus sistem (produk) mengikuti Gambar 4-6.

Pemahaman akan sifat siklus engineering sistem tersebut adalah penting untuk mengantisipasi, mengarahkan, dan merencanakan tindakan-tindakan pengelolaan yang tepat dalam aspek desain-engineering. Siklus sistem dan siklus engineering sistem dimulai dengan timbulnya kebutuhan. Bila hal tersebut terjadi, yang harus dihadapi pertama-tama adalah mengidentifikasi seberapa jauh keperluan tersebut hasrus dipenuhi dan memperkirakan secara kasar seberapa besar sumber daya yang sekiranya diperlukan. Pada taraf ini belum diperlukan analisis cara memecahkan persoalan yang timbul secara spesifik, tetapi baru dipusatkan pada cara mencari jawaban atas pertanyaan apakah benar kebutuhan tersebut hasrus diatasi dan diprioritaskan. Adapun tahap atau proses selanjutnya adalah seperti berikut.

a. Tahap konseptual 

Memperjelas dan merumuskan permasalahan dalam suatu studi kelayakan, termasuk menentukan tujuan dan sasaran. Mengkaji dasar-dasar keperluan untuk mewujudkan sistem, operasi sistem, dan pemeliharaan.

b. Desain Pendahuluan dan Definisi Sistem

Menetukan fungsi utama sistem berarti meletakkan dasar untuk penyusunan kriteria dan spesifikasi peralatan yang diperlukan, kualitas dan kuantitas pegawai, fasilitas pendukung, pemeliharaan, dan lain-lain. Kemudian mengelompokkan dalam subsistem, dilanjutkan dengan melakukan analisis untuk mengevaluasi alternatif desain secara terperinci seperti :

• Melihat semua aspek untuk mewujudkan sistem (konstruksi atau manufaktur), operasi, dan pemeliharaan.
• Mendefinisikan masing-masing fungsi semua komponen sistem (peralatan utama, peralatan pendukung, dan lain-lain).
• Mencari keseimbangan antara keperluan dengan sumber daya yang tersedia, dengan mengkaji parameter teknis yang dibandingkan dengan siklus biaya.

Jadi, misalnya pada suatu proyek E-MK, maka kegiatan ini mencoba menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan operasi, pemeliharaan, dan pendukungnya ke dalam parameter desain-engineering secara spesifik, kuantitatif, dan kualitatif.

c. Desain Terinci

Desain terinci melanjutkan segala sesuatu yang dasar-dasarnya telah diletakkan pada langkah sebelumnya, terdiri dari kegiatan-kegiatan menyiapkan deskripsi konfigurasi subsistem, komponen sistem, dan perincian lain-lainnya. Pada akhirnya desain terinci menghasilkan dokumen-dokumen sperti gambar-gambar engineering, gambar kontruksi, dan lain-lain. Termasuk kegiatan desain terinci adalah membuat model dan menyusun prosedur tes dan evaluasi. Secara singkat kegiatan ini terdiri dari :

• Deskripsi dari spesifikasi, kriteria, dan konfigurasi terinci dan subsistem atau komponen sistem.
• Membuat dokumen engineering subsistem seperti gambar engineering, gambar kontruksi, dan lain-lain.
• Membangun model dari sistem yang hendak dibangun.
• Menyiapkan prosedur inspeksi, tes, dan evaluasi.

Seperti telah disinggung di muka bahwa desain-engineering hendaknya ditujukan kearah pemenuhan kebutuhan operasi dan pemeliharaan sistem engan mengingat kendala biaya siklus sistem. Oleh karena itu, pada taraf desain terinci, masalah tersebut hendaknya telah dapat dipecahkan dan dimasukkan sebagai syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam pembuatan produk-produk desain engineering

Adapun kebutuhan operasi dan pemeliharaan yang dominan terdiri dari :

· Memenuhi kinerja teknis (technical performance), baik kapasitas maupun mutu.

• Bersifat tangguh atau dapat dipercaya (reliable), beroperasi dengan baik selama kurun waktu yang telah ditentukan.
• Memperhatikan faktor manusia yang akan mengerjakan operasi dan pemeliharaan, tidak sulit, tidak cepat melelahkan, dan cukup memperhatikan aspek keamanan (safety).
• Memperhatikan faktor productibility, constructibility, dan maintainability.
• Keluwesan atau flexibility, misalnya, suatu sistem yang diwujudkan harus mampu beroperasi dengan kapasitas yang berubah-ubah atau mutu yang bervariasi.
• Transportasi, sistem, atau produk yang dihasilkan telah memasukkan faktor transportasi yang dihadapi, misalnya ukuran, dimensi, berat rakitan, dan lain-lain.
• Pemeriksaan dan inspeksi, yaitu, apakah sistem atau produk yang dihasilkan telah memperhatikan kemudahan bagi pemeriksaan, inspeksi, dan testing yang setiap waktu diperlukan.
• Tersedianya material atau komponen di lokasi atau daerah yang berdekatan.

Setelah memperhatikan kebutuhan-kebutuhan di atas maka faktor terakhir yang tidak kalah penting adalah petimbangan ekonomis. Bagaimanapun baiknya hasil desain-engineering yang dibuat harus didukung juga oleh faktor ekonomi, agar dapat direalisasi dan dipertanggung jawabkan dalam jangka panjang. Gambar 4-3 menunjukkan beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam desain-engineering dan bila telah tercapai pemecahan serta kesimpulan akhir, ditampung (incorporated) dalam produk-produk desain-engineering terinci.

d. Pabrikasi dan Kontruksi

Pada tahap ini, engineering sistem medukung aspek engineering dari seluruh kegiatan, mulai dari pembelian material, peralatan pabrikasi dan manufaktur, kontruksi, inspeksi, dan uji coba, dalam rangka mewujudkan sistem yang diinginkan menjadi kenyataan fisik, yang siap untuk dioperasikan.

e. Operasi atau Produksi

Pada tahap ini sistem beroperasi atau berproduksi (misalnya, pabrik), atau utilisasi (misalnya, pesawat terbang). Pendekatan engineering sistem bermaksud mendukung sistem yang telah terwujud mendukung sistem yang telah terwujud agar dapat beroperasi sesuai dengan kapasitas atau prestasi yang telah ditentukan dengan cara antara lain melakukan pemeriksaan, inspeksi berkala, evaluasi untuk perbaikan, dan lain-lain.

f. Pendukung dan Pemeliharaan

Tahap keenam ini merupakan aspek engineering dari pemeliharaan yang dapat di modifiksi bila diperlukan dan didukung pelayanan teknis yang lain agar sistem dapat beroperasi atau berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

g. Menurun dan Berhenti

Disini fungsi sistem mulai menurun, misanya bagian-bagian yang merupakan komponen (peralatan) telah menjadi usang dan akhirnya seluruh sistem berhenti karena tidak ekonomis lagi untuk berfungsi. Pada aspek engineering diadakan evaluasi apakah perbaikan memang sudah tidak ekonomis lagi untuk dilakukan.

Sepanjang proses engineering sistem dilakukan kegiatan evaluasi untuk meyakini bahwa sistem ayang akan diwujudkan betul-betul dapat memenuhi tujuan dan sasaran yang telah ditentukan seperti kriteria mutu, prestasi, dan efisien dalam operasi atau penggunaannya.

Siklus Proyek dan Siklus Sistem

Pada Bab 1 telah disinggung perihal siklus proyek tersebut bila dihubungkan dengan siklus sistem, misalnya sistem produk? Mengingat proyek adalah kegiatan atau usaha yang bertujuan mewujudkan gagasan menjadi bentuk fisik, maka hal ini sama dengan bagian dari sistem, yaitu mulai dari definisi keperluan, tahap konseptual, engineering pendahuluan, engineering terinci, sampai dengan kontruksi atau manufaktur. Disini instalasi atau produk hasil proyek telah terwujud dalam bentuk fisik. Tahap atau proses perwujudan tersebut sering disebut akusisi (acquisition). Adapun proses dari siklus sistem selanjutnya, seperti operasi atau produksi dan pemeliharaan, sudah diluar siklus proyek. Meskipun demikian, dalam menentukan berbagai faktor dan parameter pada proses akusisi harus diperhitungkan keperluan-keperluan tahap operasi atau produksi dan pemeliharaan. Inilah yang merupakan ciri pokok pendekatan total sistem.

C. Manajemen Sistem

Di atas telah dibicarakan beberapa metodologi konsep sistem, yaitu analisis sistem dan engineering sistem. Metodologi yang lain adalah manajemen sistem, yaitu mengelola suatu organisasi atau usaha dengan pendekatan sistem. Sama halnya dengan dua metodologi terdahulu, manajemen sistem juga berorientasi ke totalitas. Hal ini berarti penekanan terletak pada keberhasilan tujuan sistem secara keseluruhan, dengan demikian pengelolaan dilakukan berdasarkan pertimbangan optimasi total sistem dan bukan komponen-komponennya, baik dalam aspek perencanaan, implementasi, maupun pengendalian agar terdapat sinkronisasi dalam usaha mencapai tujuan total sistem secara efektif. H. Kerzner (1989) merumuskan definis manajemen sistem dipandang dari sudut pengelolaan perusahaan sebagai berikut :

“Sejumlah unsur, baik manusia ataupun bukanmanusia (nonhuman) diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut bertindak sebagai kesatuan dalam rangka mencapai tujuan.”

Jadi,manajemen sistem ditandai oleh orientasi keberhasilan misi total sistem. Keputusan-keputusan didasarkan atas optimasi total sistem, bukan unsur-unsurnya (kepentingan perusahaan, bukan kepentingan divisi-divisi logistik, pemasaran, manufaktur, dan lain-lain). Umumnya usaha-usaha besar melibatkan banayak organisasi sebagai peserta, sehingga penanggung jawab langsung, dalam hal ini pimpinan sistem, hendaknya mencurahkan perhatiannya pada masalah-masalah saling ketergantungan dan keterkaitan diantara organisasi atau komponen organisasi peserta (subsistem).

4. Kegunaan Konsep Sistem bagi Manajemen Proyek

Dari Gambar 4-2a dan b serta penjelasan-penjelasan yang menyertainya disebutkan bahwa siklus proyek adalah bagian dari siklus sistem (misalnya sistem produk). Dengan demikian, pokok-pokok metodologi sistem-seperti pemakaian analisis sistem sebagai pola pengambilan keputusan, engineering sistem untuk proses mewujudkan gagasan menjadi sistem sebagai pendekatan pengelolaan yang menekannkan aspek koordinasi dan integrasi subsistem agar menjadi satu sistem terpadu-mengarah kesuksesannya tujuan sistem. Semua ini tepat untuk digunakan dalam usaha mencapai keberhasilan penyelenggaraan proyek, terutama bagi proyek yang berukuran besar dan kompleks seperti proyek E-MK. Pada masa awal proyek, yaitu pada tahap konseptual dan PP/Definisi dimana kegiatan perencanaan-termasuk pengambilan keputusan-merupakan kegiatan yang dominan maka penggunaan analisis sistem akan menaikkan kualitas keputusan yang akan diambil. Pada tahap implementasi, yaitu setelah proyek dinyatakan lulus evaluasi dan seleksi, serta telah tersedia sumber daya,manajemen proyek memusatkan perhatian pada kerhasilan pelaksanaan pekerjaan dengan cara sebagai berikut :

• Mengelola para peserta proyek (konsultan, kontraktor, rekanan penyandang dana, dan lain-lain) dengan pengertian bahwa mereka adalah subsistem dari suatu sistem (proyek). Mereka harus diarahkan untuk mencapai sasaran bersama, yaitu keberhasilan proyek, meskipun terdapat tujuan yang berlainan. (Pemilik ingin menekan biaya proyek, sedangkan kontraktor atau rekanan kerja ingin meningkatkan laba).
• Mengelola proyek dengan menyadari bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem yang utuh, jadi mengikuti pola tahap konseptual, desain pendahuluan dan pengembangan, desain terinci, sampai pada konstruksi atau manufaktur, dengan memperhatikan keprluan-keperluan untuk tahap berikutnya (operasi atau produksi dan pemeliharaan).

• Mengelola proyek dengan memahami siklus proyek dan siklus sistem, sehingga dapat mengikuti dinamika kegiatan dan mengantisipasi kapan, jumlah, dan jenis sumberdaya yang harus disediakan.

Dimasa berlangsungnya proyek (siklus proyek), aktivitas pengelolaan akan mengalami perubahan dengan intensitas sesuai dengan macam dan besarnya kegiatan yang dihadapi pada waktu itu, seperti telah dibahas pada bab 1, yaitu perilaku kegiatan proyek yang dinamis. Sedangkan pada tahap operasi atau produksi pengelolaan bersifat operasional rutin. Penekanan aktivitas pengelolaan untuk masing-masing tahap terlihat pula pada Gambar 4-7. sekali lagi ditekankan disini bahawa salah satu aplikasi yang penting dari pendekatan sistem pad pengelolaan proyek adalah bahwa proyek tersebut merupakan bagian dari total sistem, sehingga keinginan atau syarat-syarat yang diperlukan agar produk atau fasilitas produksi dapat bekerja dengan efektif dan efisien pada tahap operasi haruslah diperhatiakn pada waktu pengelolaan proyek.

5. Integrasi dan Koordinasi

Telah disebutkan pada awal Bab 4 bahwa konsep sistem bertujuan agar pelaksanaan tugas hendaknya berorientasi pada totalitas. Hal ini diupayakan dengan mengadakan koordinasi dan integrasi pengelolaan subsistem yang bersangkutan. Dalam konteks ini, yang dimaksud dengan integrasi dan koordinasi adalah proses yang bertujuan agar komponen-komponen kegiatan proyek (subsistem, bagian kegiatan personil, dan lain-lain) dapat berfungsi sebagai kesatuan yang utuh atau terpadu untuk mencapai tujuan sistem (proyek) secara efektif dan efisien. Dalam hubungan ini, menarik untuk memperhatikan hasil penelitian Peter Moris yang menunjukkan bahwa fungsi intergarasi dan koordinasi diperlukan bila dijumpai keadaan sebagai berikut :

• Sasaran dan tujuan organisasi memerlukan kelompok-kelompok yang berbeda untuk bekerja sama secara erat.
• Bekerja dalam lingkungan yang berubah dengan cepat
• Pekerjaan yang bersifat interrelated dan interconnected.
• Teknologi dan metode yang digunakan bermacam-macam.
• Struktur organisasi kompleks dan sering mengalami perubahan.

Keadaan yang digambarkan di atas dijumpai hampir di setiap proyek terutama pada proyek-proyek besar sebagaimana telah dibahas dalam Bab 1,2 dan 3. Proses integrasi dan koordinasi (I & K) selama siklus proyek dapat dibedakan menajdi internal dan eksternal.

Proses I & K Internal berkaitan dengan interaksi kompoenen kegiatan proyek itu sendiri, misalnya hasil kegiatan tahap konseptual berupa studi kelayakan akan menjadi masukan utama tahap berikutnya yaitu tahap PP/Definisi. Interaksi tersebut umumnya berlangsung secara intensif dan seringkali memerlukan :trade-off” di antara komponen kegiatan yang bersangkutan.

Proses integrasi dan koordinasi eksternal ditandai oleh kenyataan bahwa proyek melibatkan banyak peserta di dalam (antar bidang) organisasi perusahaan yang bersangkutan, dan dengan pihak luar(subkontraktor, rekanan, pemerintah dan lain-lain) satu dengan yang lain mempunyai hubungan dan keterkaitan tertentu yang harus berfungsi sebagai kesatuan yang utuh. Agar proyek dapat mencapai sasaran dengan efektif dan efisien, diperlukan langkah koordiansi dan integrasi secara tepat dan ketat. Bila tidak, maka dikhawatirkan mereka akan bergerak sendiri-sendiri dan ini berakibat negatif terhadap pencapaian sasaran.

Proses Integrasi

Proses integrasi tidak berjalan dengan sendirinya tetapi harus direncanakan, didorong dan dilakukan tindakan khusus oleh pengelolaan proyek. Berikut adalah tindakan-tindakan yang diperlukan agar proses integrasi berlangsung efektif.;

• Menciptakan suasana yang mendukung proses integrasi.
• Menjalin proses perencanaan → im[plementasi perencanaan → pengendalian secara ketat dalam berbagai aspek kegiatan dan peserta.
• Mengelola konflik secara tepat
• Memelihara komunikasi yang aktif dengan stake holder.

a. Menciptakan Suasana yang Mendukung 

Suasana yang mendukung (conducive) perlu diciptakan agar perusahaan yang bersangkutan siap menerima dan mendukung aktivitas yang diperlukan proyek. Penciptaan suasana yang mendukung ini terdiri dari serangkaian tindakan, antara lain :

• Mengidentifikasi para peserta/pelaksana dan penjelasan tentang adanya proyek serta garis besar rencana pengelolaannya.
• Mengidentifikasi bidang fungsional dan manajer yang akan berperan.
• Menunjuk pimpro sebagai penanggung jawab proyek.
• Menerbitkan project character yang menjelaskan batas-batas otoritas pimpro dengan manajer fungsional.
• Mengidentifikasi keperluan sumber daya yang diperlukan proyek seperti keuangan, peralatan, personil, dan lain-lain.
• Menyiapkan prosedur koordinasi proyek, yang menjelaskan tata cara kerja sama antara para peserta atau pelaku inti (pemilik, kontraktor, konsultan, vendor, penyandang dana, dan lain-lain)

Langkah awal di atas dilakukan oleh pemimpin perusahaan sebelum implementasi fisik dimulai.

b. Menjalin Perencanaan dan Pengendalian Secara Ketat

Salah satu cara yang efektif agar terbentuk integrasi antara berbagai komponen kegiatan proyek adalah mengusahakan terjalinnya perencanaan dan pengendalian dalam bentuk siklus perencanaan → implementasi (pelaksanaan dari perencanaan) → pengendalian → koreksi. Hal ini terjadi karena aspek perencanaan dan penegndalian secara berurutan diperlukan untuk pengelolaan baik oleh komponen kegiatan proyek (yang relatif mandiri) maupun kegiatan proyek yang dikerjakan oleh berbagai peserta atau pelaku. Dengan adanya proses perencanaan-implementasi pengendalian-koreksi di atas yang menjangkau proyek secara keseluruhan, komponen kegiatan yang kelihatannya terpecah-pecah itu diharapkan dapat menjadi kesatuan yang terpadu.

c. Mengelola Konflik Secara Tepat 

Konflik akan selalu terjadi bila dua individu atau kelompok mengadakan kerja sama. Konflik yang tidak berlebihan dan dikelola dengan baikakan berdampak positif; sebaliknya konflik yang berlebihan dan tidak dikelola dengan baik akan dapat merugikan penyelenggaraan proyek. Mengelola konflik dalam proyek berarti mngelola individu atau kelompok yang harus bekerja sama dalam waktu relatif pendek, dengan sasaran yang sekaligus sama dan berbeda. Dalam keadaan demikian, pimpro diharapkan memiliki antisipasi yang tajam dan menguasai cara (konsep) menghadapinya.

Salah satu yang sering menjadi sebab timbulnya konflik adalah penentuan prioritas alokasi sumber daya (tenaga ahli, peralatan, dana, dan lain-lain), terutama bagi perusahaan yang menangani multi proyek. Dalam hal demikian, pimpinan perusahaan, misalnya Kepala Divisi Proyek, perlu mengikut-sertakan para pimpro dan stafnya dalam mnyusun perencanaan alokasi sumber daya yang sedang dan akan dilaksanakan.

d. Memelihara Komunikasi dengan Stake Holder

Salah satu sarana integrasi yang penting adalah memelihara komunikasi dengan stake holder proyek, terutama mereka yang berlangsung berurusan sehari-hari dengan proyek seperti tim proyek pemilik, kontraktor, subkontraktor, rekanan, manufacturer, dan lain-lain. Umumnya pimpro harus menyediakan sebagian besar waktunya guna mengurusi komunikasi, seperti mengadakan rapat operasional proyek, menyusun dan me-review laporan, prosedur dan kebijakan, klasifikasi petunjuk dari atasan dan pendapat dari stake holder yang lain, serta di atas menjadi prasyarat terbentuknya integrasi baik yang bersifat internal maupun eksternal. Lebih jauh, adanya komunikasi terbuka akan dapat meminimalkan terjadinya hal-hal yang berakibat negatif terhadap usaha integral seperti perbedaan persepsi, antagonisme antara pelaku atau organisasi dan sikap melawan perubahan (resistance to change).

Spesialisasi dan Integrasi

Dari sudut lain perlunya fungsi integrasi dikemukakan oleh Lawrence dan Lorch bahwa, dengan majunya perkembangan ilmu dan teknologi dan semakin kompleksnya sistem yang dikelola, diperlukan spesialisasi yang semakin mendalam. Dengan sendirinya timbul keperluan akan koordinasi dan integrasi agar para spesialis tidak terpisahkan dan terbenam dalam “keasyikan” dibidangnya masing-masing. Dalam pengelolaan proyek efektif dituntut terciptanya keseimbangan antra kedua keperluan tersebut. Karena bidang fungsional (pendukung proyek) dianggap berorientasi ke spesialisasi, maka tugas pimpro adalah melakukan koordinasi dan integrasi agar dicapai keseimbangan yang diinginkan.

6. “Interface Management”

Dalam usaha memahami lebih jauh fungsi integrasi pada pengelolaan proyek, R. D. Achibald (1979) mencoba menghubungkannya dengan apa yang dikenal sebagai interface management yang didefinisikan sebagai berikut :

“Interface management adalah merencanakan dan mengendalikan interaksi antra berbagai unsur kegiatan dan organisasi para peserta atau stake holder pada waktu area tertentu”.

Lebih lanjut dijelaskan bahwa interface management terdiri dari identifikasi, dokumentasi, penyusunan jadwal, komunikasi dan pengendalianinterface unsur kegiatan dan organisasi peserta proyek. Dengan demikian, terlihat bahwa suatu interface management yang efektif merupakan syarat penting terciptanya proses integrasi.

Contoh Interface Management

Contoh yang jelas suatu interface management adalah yang brlangsung di zona ketika terjadi interaksi anatara proyek dan organisasi peserta yang bersangkutan, yang dikenal sebagai daerah antarfase (organizational interface). Gambar 4-8 memperlihatkan dua bidang sebagai organisasi peserta yang menangani penyelenggaraan beberapa proyek (A, B dan C), yaitu bidang hukum dan logistik. Tidak seluruh seksi didepartemen tersebut terlibat, tetapi hanya sebagian misanya Seksi Ha (kontrak) dari bidang hukum untuk proyek A, Hb untuk proyek B. Seksi pembelian (Lb) dari bidang logistik dari bidang B dan Lc untuk proyek C. Seksi-seksi Ha, Hb, Lb dan Lc inilah yang dimaskudkan sebagai daerah antar fase dimana pihak proyek hendaknya memperhatikan sepenuhnya dalam bentuk koordinasi dan integrasi agar bagian pekerjaan proyek yang dikerjakan diseksi-seksi tersebut sesuai dengan keperluan dan kepentingan proyek yang bersangkutan dari segi lingkup, jadwal, biaya dan mutu.

Jenis Interface

Disamping pembagian menjadi statis dan dinamis, interface dapat pula digolongkan menajdi personil, organisasi dan sistem.

a. Interface Personil

Dalam proyek terdapat individu atau kelompok yang harus bekerjsama antara satu dengan yang lain. Hal ini selalu menimbulkan potensi untuk timbulnya persoalan karena kepentingan yang sekaligus mengandung unsur kesamaan dan perbedaan.

b. Interface Organisasi

Setiap organisasi pelaku proyek, di samping memiliki tujuan bersama, juga mempunyai tujuan sendiri. Misalnya, di samping ingin mensukseskan pelaksanaan proyek, kontraktor juga ingin mendapatkan laba. Pengelolaan interface jenis ini cukup sulit, karena para organaisasi pelaku umumnya telah merumuskan tujuan secara kongkret dan memegang teguh tujuan tersebut. Contoh interface organisasi

c. Interface Sistem

Interface sistem adalah interface yang berkaitan dengan sistem nonhuman, seperti perangkat keras, fasilitas, instalasi produk dan lain-lain yang sedang dikerjakan dalam suatu proyek. Ini dapat terdiri dari interface fisik yang terdapat pada komponen-komponen yang saling berhubungan (interconnecting part)

Interface dengan Stake Holder

Secara umum yang dimaskud dengan stake holder proyek adalah individu, kelompok atau organisasi yang : 

• Aktif ikut serta dalam kegiatan proyek
• Dalam jangka pendek atau panjang akan terkena dampak positif atau negatif dari adanya proyek.
• Memiliki kepentingan hasil proyek.

Tim pengelolaan proyek harus mengidentifikasi para stake holder untuk mengetahui apa yang mereka harapkan, meskipun hal ini tidak mudah dilakukan karena banyaknya stake holder serta beraneka ragamnya kepentingan yang dimiliki. Beberapa stake holder yang penting adalah sebagai berikut :

Pimpro dan tim inti proyek, yaitu individu dan kelompok yang bertanggung jawab atas pengelolaan proyek. 

• Pelanggan atau pemilik, yaitu pihak yang akan memakai atau memiliki produk hasil proyek.
• Sponsor, yaitu pihak yang bertindak sebagai penyandang dana.
• Pelaksana, yaitu perusahaan yang mengerjakan kegiatan proyek, misalnya kontraktor, subkontraktor dan konsultan.
• Organisasi atau pihak lain seperti pemerintah atau badan berwenang yang keputusannya dapat mempengaruhi proyek.
• Pemerhati lingkungan, yaitu individu atau kelompok yang akan terkena dampak proyek dalam arti positi maupun negatif.

Guna membatasi pembahasan, dalam buku ini dipakai istilah peserta proyek yang meliputi beberapa anggota stake holder yang langsung ikut aktif menangani penyelenggaraan proyek seperti pimpro, tim inti proyek pemilik, kontraktor, bidang fungsional yang bersangkutan, dan konsultan. Interface management amat penting artinya terutama dalam rangka mengintegrasikan kegiatan proyek yang dilakukan oleh bagian organisasi para peserta.

a. Interface dengan Pemilik Proyek

Bagi pelaksana (peserta) seperti perusahaan kontraktor, interface dengan pemilik harus didasari pemikiran bahwa segala upaya (hendaknya) diusahakan untuk memenuhi keinginan pelanggan (customer). Dalam konteks ini pemilik adalah pelanggan. Pemilik mempunyai pengaruh dan peranan besar terhadap keberhasilan proses pengelolaan proyek. Seringkali dukungan kerjasama dari pemilik tergantung pada intensitas peranan dan partisipasinya pada tahap perencanan dan implementasi. Pada masa tersebut pelaksanaan harus banyak melakukan konsultasi dengan pemilik dan membicarakan serta membahas berbagai masalah yang berkaitan dengan proram implemenatasi. Diantranya yang terpenting adalah sebagai berikut :

• Konfirmasi lingkup kerja termasuk jadwal, biaya dan mutu.
• Organisasi proyek dan pengisian personil inti
• Prosedur kerja dan koordinasi Prosedur keuangan dan pembayaran
• Komunikasi, termasuk frekuensi dan jenis laporan
• Inspeksi dan testing

Keikut sertaan dan persetujuan mengenai masalah tersebut di atas akan mendorong tumbuhnya dukungan dan komitmen dari pemilik yang pada akhirnya mempermudah proses pengelolaan implementasi proyek.

b. Interface dengan Berbagai Bidang dan Pimpinan Internal Perusahaan

Interface antara pimpro dengan berbagai bidang dan pimpinan internal perusahaan dapat dikelompokkan sebagai berikut : 

• Dengan pimpinan, yaitu kepala divisi koordinasi pelaksana proyek-proyek (korpel). 
• Dengan kepala atau manajer berbagai bidang fungsional (engineering, pengadaan, personalia, hukum, dan lain-lain). 
• Dengan anggota atau kelompok dalam inti proyek. 

Pimpinan memegang peranan penting yang meliputi;

• Meletakkan dasar tujuan dan sasaran proyek sesuai dengan kepentingan perusahaan secara keseluruhan.
• Menentukan prioritas alokasi sumber daya untuk perusahaan yang sedang menangani multiproyek.
• Memecahkan konflik yang mungkin timbul bilamana pimpro atau para pimpro belum dapat menyelesaikannya.

Merencanakan pengembangan karir personil.

Sedangkan pimpro berkewajiban melaporkan kemajuan proyek dan kendala-kendala yang dihadapinya.

Interface dengan berbgai bidang fungsional merupakan salah satu tugas yang paling sulit karena pimpro tidak memiliki otoritas “memerintah” sedangkan banyak sekali faktor keberhasilan proyek tergantung dari pekerjaan yang diserahkan kepada bidang-bidang tersebut. Di lain pihak, bidang-bidang fungsional seringkali mempunyai alasan yang wajar seperti berikut ini : 

• Banyaknya beban pekerjaan yang sedang dihadapi sedangkan sumber daya yang dimiliki amat terbatas 
• Jadwala penyelesaian yang diajukan tidak realitas 
• Semua (pekerjaan) proyek minta diprioritaskan 
• Munculnya hal-hal yang tidak terduga, seperti berhentinya personil atau tenaga ahli.

Untuk menghadapi keadaan di atas, pimpro hendaknya mempunyai cadangan kontijensi untuk mengatasi ketidak tentuan tersebut (misalnya, memaki konsultan dari luar) dan tidak berharap selalu mendapatkan tenaga ahli terbaik. Interface antara pimpro dengan anggota atau kelompok dalam tim inti umumnya tidak terlalu sulit karena mereka dimasukkan (dipindahkan) ke dalam susunan staf pimpro. Jadi, pimpro memiliki jalur (line) otoritas terhadap mereka meskipun waktunya (periodenya) terbatas selama mereka masih diperlukan proyek. Faktor yang perlu diperhatikan pimpro dalam hal terakhir ini adalah agar diusakan mendapatkan anggota staf inti yang betul-betul berkualitas dan siap pakai, karena tidak ada waktulagi utnuk mengadakan pelatihan.

c. Interface dengan Pemerintah dan Masyarakat

Dalam Subbab 4-6 telah disebutkan bahwa integarasi dan koordinasi dengan pihak luar (eksternal) diantaranya adalah yangberkaitan dengan pemerintah dan kelompok masyarakat yang berkepentingan dengan proyek. Seperti halnya dengan para stake holder yang lain perlu diperhatikan pengelolaan interface dengan pihak-pihak tersebut, yaitu melakukan identifikasi dan analisis peranan serta aspek yang dapat dipengaruhi. Intensitas interface golongan ini umumnya tergantung pada sejumlah faktor seperti ukuran proyek, perilaku masyarakat, peraturan pemerintah, dan lain-lain.

Tingkat Manajerial Organisasi Pelaksana 

Tugas dan tanggung jawab pimpro dan tim inti proyek dalam hubungannya dengan manajemen interface akan lebih mudah dirumuskan bila disadari bahwa dalam organisasi pelaksana (misalnya, kontraktor) umumnya terdapat lapisan manjerial (management level) yang masing-masing mempunyai fungsi berbeda, yang dapat digambarkan debagai berikut :

Tingkat I : Manajemen Senior 

Manajemen senior mempunyai tugas berurusan dengan masalah-masalah yang berkaitan dengan dunia luar proyek, yaitu menghubungkan (interface) masalah proyek dengan masyrakat yang lebih luas seperti pemerintah, pemilik, serta kelompok-kelompok kepentingan dalam masyarakat dan kemudian mengambil keputusan yang bersangkutan dengannya.

Tingkat II : Manajemen Madya 

Manajemen madya berfungsi mengadakan koordinasi berbagai kegiatan proyek serta menjabarkan keputusan-keputusan strategis pimpinan perusahaan menjadi perencana operasional. Umumnya posisi pimpro termasuk dalam lapisan tingkat II meskipun tidak secara absolut karena kenytaan menunjukkan bahwa dalam kapasitas yang terbatas pimpro harus pula berurusan dengan pihak luar.

Tingkat III : Manajemen Teknis 

Manajemen teknis berurusan dengan masalah teknis (technical/tactical matters), terutama melaksanakan kegiatan operasional proyek seperti engineering, kontruksi atau manufaktur, sampai menjadi paket deliverable.

Memahami adanya tingkat manajerial pada organisasi pelaksana amat penting artinya dalam manajemen interface, dalam arti siapa atau lapisan manakah yang harus bertanggung jawab dan aktif melaksanakannya.

• Pemikiran sistem berpengaruh besar terhadap konsep manajemen proyek terutama proyek-proyek besar dan kompleks yang bertujuan mewujudkan gagasan menjadi kenyataan atau bentuk fisik.
• Sistem dalam pengertian ini diartikan sebagai suatu kebulatan (totalitas ) yang berfungsi secara utuh karena adanya saling keterhgantungan diantara bagian-bagiannya.
• Seperti halnya proyek, sistem mengenal adanya siklus yang disebut siklus sistem. Siklus sistem ini dimulai dari tahap konseptual, desain pengembangan, manufaktur, instalasi atau kontruksi, operasi atau utilisasi sampai sistem tersebut menurun dan berhenti berfungsi.
• Berdasarkan pemikiran ini, siklus proyek adalah bagian dari siklus sistem, yaitu periode mulai dari tahap konseptual sampai dengan implementasi fisik, misalnya menghasilkan instalasi atau gedung baru. Tahap operasi dan pemeliharaan hasil proyek berada di luar siklus proyek tetapi masih di dalam siklus sistem tersebu
• Meskipun tahap operasi atau produksi hasil proyek berada di luar siklus proyek (di luar pengelolaan proyek), pemikiran sistem menekankan agar, sewaktu mewujudkan gagasan menjadi bentuk fisik (siklus proyek), diperhatikan masalah-masalah yang menyangkut operasi, pemeliharaan, dan kehandalannya. Jadi, pemikiran sisitem ini menyangkut totalitas sistem.
• Dikenal tiga metodologi sistem yang erat kaitannya dengan penyelenggaraan proyek, yaitu metodologi analisis sistem, engineering sistemdan manajemen sistem. Analisis sistem berurusan dengan proses analisis untuk pemilihan alternatif dan pengambilan keputusan. Engineering sistem memberikan sistematika dan prosedur rekayasa untuk mewujudkan sistem. Sedangkan manajemen sistem memberikan penekanan pada orientasi mencapai tujuan dan optimasi total sistem.
• Aspek integrasi dan koordinasi mendapat perhatian utama karena proyek umumnya terdiri dari bermacam-macam pekerjaan yang dilakukan oleh sejumlah organisasi atau kelompok peserta.
• Interface manajemen berurusan dengan perencanaan dan penegndalian interaksi berbagai unsur kegiatan atau peserta proyek (stake holder) pada kurun waktu dan area tertentu.

1. Apakah yag dimaksud dengan pendekatan atau pemikiran sistem? Pendekatan ini dianggap amat relevan untuk menghadapi proyek. Uraiakan dimana letak relevansinya. Jelaskan pula bahwa pemikiran sistem tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan proyek besar dan kompleks yang mengandung unsur engineering cukup besar.
2. Siklus proyek dinyatakan sebagai bagian dari siklus sistem. Apakah implikasi keadaan demikian?
3. Dalam usaha mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik, yang kemudian mengoperasikannya, dikenal adalah siklus sistem dan siklus biaya yang saling terkait. Agar didapatkan keseimbangan optimal antara kedua siklus tersebut perlu dianalisis dan diperhitungkan parameter-parameter yang bersangkutan. Sebutkan ari parameter-parameter tersebut yang lazimnya paling sulit ditentukan!
4. Bagaimana proses dalam mekanisme pendekatan analisis sistem dibandingkan dengan cara analisis yang lain? Jelaskan tahap-tahap analisis siste
5. Sebutkan tahap-tahap engineering sistem dibandingkan dengan kegiatan proyek E-MK pada tahap konseptual, PP/Definisi dan awal implementasi (engineering terinci). Bagaimana kesimpulan saudara?
6. Metodologi analisis sistem dan enginering sistem merupakan pendekatan yang penting dan dipraktekan pada tahap konseptual, perencanaan dan sebagai tahap implementasi fisik proye. Uraikan apakah terdapat macam proyek yang kurang memerlukan penekanaan pendekatan tersebut di atas.
7. Pada aspek dan tahap mana, aplikasi manajemen sistem perlu ditekankan pada proses penyelenggaraan proyek?
8. Sebutkan satu tindakan terpenting agar proses integrasi dapat berlangsung dengan lancar. Terangkan jawaban Anda!
9. Manajemen interface dengan pihak luar seringkali merupakan hal yang amat sulit dan memerlukan pendekatan yang khusus. Jelaskan pernyataan tersebut!
10. Mengikat stake holder memiliki kepentingan yang berbeda bahkan kadang-kadang juga berlawanan, sebutkan bagaimana cara pimpro harus menghadapi dan menanganinya! 

C. DAFTAR PUSTAKA

Ali, Tubagus Haedar. 1989. Prinsip Prinsip Network Planning. Cetakan Keua. Jakarta. Penerbit PT. Gramedia

Fahrenkrog, Steve, PMP. 2004. A guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Global Standard, ANSI. Project Mangement Institute. Newtown Square Pennsylvania USA.

O’Ben, James A. 2002. Management Information Systems : Mannagement Information Technology in the E-Bussiness Enterprice. Fifth Edition. New York. McGraw-Hill USA.